برنامج هبات مخصصة للحكومة الالكترونية وثيقة مشروع الحكومة اللبنانية تشرين الأول 2005

برنامج هبات مخصصة للحكومة الالكترونية

وثيقة مشروع

الحكومة اللبنانية

تشرين الأول 2005

اسم المشروع تنفيذ توريد إلكتروني تجريبي في خمس إدارات

رقم المشروع LEB/05/001

الجهة الوطنية المنفذة مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية

الجهة الممولة «ديفلوبمنت غايتواي» Development Gateway

الجهة الإيطالية المساندة الوحدة الفنية لحكومة إلكترونية للتنمية في رئاسة مجلس الوزراء

الجهة الوطنية المنسقة مكتب الدولة لشؤون التنمية الإدارية

تاريخ بدء المشروع 1 كانون الأول 2005

المدة 18 شهر

احتياجات التمويل 498.000 دولار أميركي

ملخص المشروع: تؤمن الحكومة اللبنانية أن تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تشكل ضرورة قصوى للتنمية الاجتماعية والاقتصادية في البلاد في اطار الاستراتيجيا الالكترونية الوطنية، مع التركيز بشكل خاص على الحكومة الالكترونية. وقد عمدت الحكومة اللبنانية، عبر مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية، وفي اطار مبادرة الحكومة الالكترونية للتنمية، إلى طلب المساندة للمرحلة الأولى والثانية من عملية تنفيذ مشروع التوريد الالكتروني.

يهدف المشروع بشكل عام إلى تعزيز عمليات التوريد من خلال دراسة وترشيد وتبسيط الاجراءات سعيا إلى تأمين حركة انسيابية فعالة للمعلومات والملفات المتعلقة بالتوريد، يتبعها تنفيذ برنامج تطبيقي تجريبي. في هذا السياق، يسعى المشروع، من جهة إلى تحسين عملية التوريد، مع الاشارة بشكل خاص إلى مراحل توريد السلع، وذلك من خلال ابراز نقاط ضعف وقوة العملية الحالية، ومن خلال انشاء نظام سير عمل انسيابي خاضع للمكننة. ومن جهة أخرى، يسعى المشروع إلى تحسين عمليات التوريد من خلال تحديد معايير توريد ترتكز على أفضل الوسائل الدولية التي تدعمها تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

إن الجهة الوطنية المنسقة والمنفذة للمشروع هي مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية. وسوف تمنح مؤسسة «ديفلوبمنت غايتواي (Development Gateway Foundation) هبة تنفيذية إلى مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية ليتولى تمويل هذه المبادرة، كما سوف تؤمن المساندة الفنية للمشروع بالتعاون مع الوحدة الفنية لحكومة الكترونية للتنمية في رئاسة مجلس الوزراء.

يشكل هذه المشروع معلما حاسما باتجاه تحديث نظام التوريد وتنفيذ الاستراتيجيا الالكترونية في لبنان. ومن المتوقع أن يتم التنسيق مع مبادرات ومشاريع أخرى تتعلق بالحكومة الالكترونية للتنمية، وتتولى تنفيذها في لبنان مؤسسات وجهات ممولة متعددة الأطراف.

عن الحكومة الإيطالية

السيد لوشيو ستانسا ـ وزير

الابتكار والتكنولوجيا

عن الحكومة اللبنانية

السيد جان أوغاسابيان ـ وزير

دولة لشؤون التنمية الإدارية

عن «ديفلوبمنت غايتواي»

السيد ألان روسي ـ مدير تنفيذي

قائمة المحتويات

1 ـ المقدمة والخلفية....................................

2 ـ الهدف العام....................................

3 ـ هدف المشروع....................................

4 ـ نطاق عمل ونشاطات المشروع..........................

5 ـ المنجزات....................................

6 ـ الجدول الزمني والموارد............................

7 ـ الموارد الفنية....................................

8 ـ الموارد البشرية....................................

9 ـ خطة العمل....................................

10 ـ الموازنة....................................

11 ـ مراقبة وضبط المشروع............................

12 ـ مخاطر واستمرارية مشاريع التوريد الالكتروني في لبنان....................

1 ـ المقدمة والخلفية

باشرت كل من مؤسسة «ديفلوبمنت غايتواي» والحكومة الإيطالية في نيسان 2005 تنفيذ أنشطة تندرج في اطار برنامج الهبات المتعلقة بالحكومة الالكترونية المخصصة للبنان، وذلك بناء على طلب المساندة في تنفيذ مشروع الخدمات الالكترونية الأساسية (التوريد الالكتروني) من قبل مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية في اطار مبادرة الحكومة الالكترونية الشاملة في لبنان.

تم، خلال هذه المهمة، اعتماد مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية كجهة منسقة ومنفذة نظرا لامتلاكه الخبرة والموارد والاجراءات اللازمة لتنسيق وتنفيذ المشاريع التي تمولها الجهات المانحة منذ العام 1995

وخلال مهمة تقييم أجريت في نهاية شهر نيسان، تم التوصل إلى استكشاف إمكانية التعاون وتحديد الحاجة لصياغة وثيقة مشروع تتضمن الخطوط العريضة لعملية تطبيق تجريبي للتوريد الالكتروني.

ويمكن تلخيص اعلان النوايا ووثيقة ملخص المشروع لمبادرة التوريد الالكتروني الصادرين عن مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية خلال تشرين الثاني 2004 كما يلي:

* اعلان النوايا: تتضمن هذه الوثيقة الأهداف والفوائد والنطاق التمهيدي للمشروع، على أن تتبعها دراسة جدوى من شأنها تعزيز تفاصيل المشروع كما هو مبين في وثيقة المشروع التي سترفع إلى لجنة عليا للبحث في إمكانية الحصول على هبة.

* وثيقة ملخص المشروع: تقترح هذه الوثيقة أن تكون مرحلة التعريف بالمشروع أكثر تفصيلا بحيث تشمل تحديد مجالات العمل، وأن تتم صياغة دفتر شروط مرجعية يبين كيفية تحسين المهارة الوظيفية لنظام التوريد في القطاع العام اللبناني، مع أخذ عمليات الاصلاح الإداري الجارية حاليا والمخطط لها في القطاع العام بعين الاعتبار.

وقد تقرر التركيز بشكل خاص على أحدث وسائل تكنولوجيا المعلومات والاتصالات سعيا إلى تعزيز اداء وفعالية عملية التوريد، وإلى إيجاد الحافز للدفع بعملية التحديث قدما.

ومن النتائج الأساسية التي ينبغي أن يحققها المشروع، تقرير يصف بشكل مفصل الأوجه الأساسية لنظام التوريد العام في لبنان بناء على نتائج تنفيذ حل تجريبي للتوريد الالكتروني، الأمر الذي سيؤدي إلى إعادة تقييم التزام الحكومة بجعل الاقتصاد اللبناني غير مقيد بأية عوائق وبتحرير برنامجه التجاري عبر ممارسات مباشرة تسبق اطلاق خدمة توريد الكتروني شاملة.

وبشكل أخص، كانت الغاية من هذه المهمة مراجعة الهدف ونطاق العمل الذي كان المقصود به في الأساس أن يكون دراسة جدوى تترافق مع تطبيق تجريبي، إضافة إلى وضع خطوط عريضة واضحة للبدء بالمشروع على وجه السرعة.

ونتيجة للاجتماعات ولتبادل الأفكار خلال هذه المهمة، تم التوصل إلى أنه من المفضل والأكثر انتاجية بالنسبة لـ«ديفلوبمنت غايتواي» التركيز على مبادرتين محددتين في مجال التوريد الالكتروني. تشتمل هاتان المبادرتان على النشاطات التالية التي سيتم تنفيذها عبر هبة مخصصة لمكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية الذي سيكون الجهة المنفذة:

* تطوير معايير صناعية في المجالات المتعلقة بالتوريد المباشر للسلع والتجهيزات على أن تتوافق مع الممارسات الدولية للتوريد في القطاع العام.

* تنفيذ نظام تجريبي للتوريد الالكتروني.

يرعى عملية التوريد في القطاع العام في لبنان عدد من القوانين والأنظمة التي تخاطب المناقصات الحكومية والمحاسبة العمومية. تنطبق أحكام هذه القوانين على الوزارات والإدارات الحكومية والدوائر الحكومية المحلية والمصالح العامة، باستثناء الجهات التي تخضع لشروط خاصة في القوانين والمراسيم التي تتناول تأسيسها وتشغيلها، مثل مجلس الانماء والاعمار.

تشكل لجنة المناقصات في مكتب التفتيش المركزي العنصر الأساسي في هذه العملية إذ تتولى اجراء المناقصات العامة لتوريد الأعمال والسلع والخدمات، كما تتولى، وفقا للقانون، اجراء المناقصات العامة نيابة عن مختلف الإدارات العامة المعنية. تعنى لجنة المناقصات باجراء عملية المناقصة، بدءا بالاعلان العام لاستدراج العروض وانتهاء بتقييم هذه العروض وتوثيق التوصيات لتحديد الجهة الفائزة، فيما تتولى الإدارة العامة المعنية المهام التالية: تقييم الحاجات، اعداد المواصفات الفنية، اعداد وثيقة المناقصة، التعاقد، الاشراف على التنفيذ، قبول الاستلام، وتنفيذ الدفعات.

بعد استلام وثيقة المناقصة من الإدارة المعنية، تتحقق لجنة المناقصات من صحة عقد النفقة، وتوافق العملية مع القوانين والأنظمة الواردة في الشروط الخاصة للعقد، وصحة موافقة السلطة ذات الصلاحية، وشروط المناقصة التي قد تحصر المنافسة أو تعطي الأفضلية/ تدعم بعض الملزمين، وصحة الكميات والأسعار المقدرة.

في العام 2000، تلقى مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية هبة من صندوق التنمية الإدارية (IDF) التابع للبنك الدولي، لغرض صياغة قانون جديد للصفقات العمومية بالإضافة إلى المراسيم التنفيذية المرتبطة به بما يتماشى مع أفضل الممارسات الدولية للصفقات العمومية. نتج عن هذه المبادرة مشروع قانون ومرسومان تنفيذيان تمت مراجعتهما من قبل لجنة وزارية. وقد وافقت الجهات الرئيسية على التوجهات الأساسية للاقتراح التي تضمنت تحديث عملية التوريد والحاجة إلى تطوير وتحسين بعض العناصر التي سيتم التطرق إليها خلال بعثة متابعة تشارك فيها كافة الجهات المعنية.

ويؤمن تنفيذ البرنامج التطبيقي التجريبي للتوريد الالكتروني الذي تشارك فيه الجهات المعنية الأساسية، منصة للانطلاق في عملية التحديث. ويكون ذلك من خلال وضع المعايير لأساليب العمل الداخلي وتنظيمها، وتوضيح مختلف الأدوار، وتحديد المهارات المطلوبة، وتحقيق الفعالية المتأتية عن تزامن التخطيط والتنسيق.

وفي هذا الاطار، ينبغي أن تخاطب عملية تحديث نظام التوريد في لبنان 3 مسائل أساسية:

* تحليل لدفق البيانات في نظام التوريد الحالي، مع التركيز على اعتماد مواصفات معيارية ووقت للتسليم، والحفاظ على سلامة وترابط المعلومات الصادرة عن كل إدارة تعنى باعداد البيانات وجمعها لنقلها من ثم إلى لجنة المناقصات في لبنان ـ وهي الهيئة المكلفة بالتوريد في القطاع العام.

* إنشاء معايير صناعية في مجالات تتعلق بالتوريد الالكتروني للسلع والمواد بناء على أفضل الممارسات الدولية لتسهيل عملية التنسيق بين الهيئات الحكومية.

* إنشاء نظام تجريبي للتوريد الالكتروني لعدد محدد من الهيئات الحكومية على ألا تتخطى الخمس هيئات، سعيا إلى مكننة عملية التوريد على منصة جديدة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

من هنا يتعين العمل على 3 خطوط مترابطة في ما بينها:

* عمليات تنفيذ التوريد

* احتياجات المستخدم، و

* منصة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات

سوف يمتد المشروع على 4 مراحل:

1 ـ مرحلة تحديد المشروع: إن المخرج لهذه المرحلة هو دفتر شروط يحدد الاحتياجات التشغيلية المفصلة للنظام. المدة المتوقعة للانجاز: 3 أشهر.

2 ـ مرحلة توريد المشروع: ان المخرج لهذه المرحلة هو التعاقد مع مزود متخصص وفقا للاحتياجات المحددة في دفتر الشروط المرجعية وبناء على خطوط التوريد العريضة التي تحددها «ديلوبمنت غايتواي». تعتمد مدة تنفيذ هذه المرحلة على خطوط التوريد العريضة التي تحددها «ديفلوبمنت غايتواي».

3 ـ مرحلة تنفيذ المشروع: ان المخرج لهذه المرحلة هو تطوير/تصميم نظام تجريبي للتوريد الالكتروني في عدد من الهيئات الحكومية (على ألا يتخطى عددها الخمس هيئات). قد يدخل المشروع حيز التنفيذ خلال 14 اشهر، ويستلزم ذلك ما يلي:

ـ مسح عمليات التوريد العامة المتبعة حاليا في لبنان وتحليل مفصل للاحتياجات للتوصل إلى سير عمل أكثر فعالية لدى تنفيذ المنصة الجديدة لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

ـ إقتراح مجموعة من الإجراءات التي ينبغي اتخاذها لنقل معايير التوريد في الحكومة اللبنانية نحو اعتماد أفضل الممارسات الدولية.

ـ تنظيم التدريب على التوريد الالكتروني وعلى تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

ـ تركيب المعدات والبرامج المعلوماتية اللازمة من أجل تنفيذ مشروع توريد الكتروني تجريبي في لبنان.

ـ تنفيذ مشروع توريد الكتروني تجريبي في خمس هيئات حكومية.

4 ـ مرحلة دعم تنفيذ المشروع: يستكمل المشروع بدعم ميداني لعملية التنفيذ يستغرق 6 أشهر ويلي التنفيذ الناجح لكافة النشاطات، سعيا إلى تعزيز الطاقات الداخلية للمستخدمين كما وتعزيز استمرارية المشروع. إن المخرج لهذه المرحلة هو اصدار تقرير نهاية مشروع يتضمن تقييما تمهيديا لتأثير هذا التوريد الالكتروني على القطاعين العام (المشتري) والخاص (البائع) في لبنان.

يعنى خبراء معلوماتية وتوريد من الحكومة اللبنانية بمراحل تحديد المشروع والتوريدات المرتبطة به، في حين تلزم مرحلة تنفيذ المشروع إلى جهة خارجية في اطار الهبة المطلوبة، مع الحرص على تحديد منسقين وطنيين لكافة المكونات كعنصر أساسي لنجاح المشروع. أما بالنسبة لمرحلة دعم تنفيذ المشروع، فسوف تتولى الحكومة اللبنانية تمويلها.

2 ـ الهدف العام

إن الهدف العام من تنفيذ نظام تجريبي للتوريد الالكتروني في الحكومة اللبنانية هو اتاحة الفرصة لعدد من عمليات التوريد الحكومية المباشرة بناء على خطة ترميز تجارية متناغمة. ويهدف ذلك إلى تعزيز أعمال التوريد من خلال دراسة وترشيد وتنظيم الاجراءات لتحقيق الأهداف الشاملة التالية:

* وضع معايير لسياسة التوريد على امتداد القطاع العام أو الحكومي

* تسهيل تمركز نشاطات التوريد الحكومية

* تحقيق إدارة أفضل للموازنة

* تقليص الشراء العشوائي وزيادة الشفافية والمساءلة

* تحقيق حسومات مرتبطة بالحجم

* خفض كلفة طلبات الشراء قدر الإمكان.

* تسريع الموافقة وتقليص الدورات الممتدة من أمر الشراء حتى التسليم.

* التوصل إلى احصاءات محسنة وأكثر دقة لتحديد ممارسات الانفاق وللتفاوض على عقود أفضل،

* رفع مستوى انتاجية ومهارة موظفي التوريد الحكوميين الحاليين

* تعزيز الشراكة بين القطاعين العام والخاص

تتلخص فوائد التنفيذ التجريبي بما يلي:

* دمج مختلف العروض للتوصل إلى عروض أفضل من المزودين، نتيجة للحسومات المرتبطة بالحجم.

* التأهيل المسبق لعدد كبير من البائعين أو المزودين لتنفيذ طلبات الحكومة.

* فرض تطبيق سياسات الشراء (مواصفات معيارية) وضبط الانفاق.

تحسين عملية تسجيل ومراقبة المعاملات كافة، وانتاج احصاءات دقيقة ومراقبة الانفاق على الصعيد الوطني.

* تأمين خدمات توريد أكثر تنظيما وشفافية وقابلة للتدقيق الفوري.

* تتمثل الأهداف المحددة للمشروع بتبسيط ومكننة عملية التوريد، ولا سيما توريد السلع، من خلال ابراز نقاط قوة ونقاط ضعف العملية الحالية ومن خلال اطلاق نظام تجريبي مباشر للتوريد، الأمر الذي سيتيح تقييم مدى جدوى الخدمة الشاملة للتوريد الالكتروني.

ويمكن تنفيذ الأهداف المحددة عبر 3 مراحل (مكونات)، كما يلي:

1 ـ تحليل عمليات توريد السلع المتبعة حاليا في لجنة المناقصات وفي عدد من الوزارات يتم اختيارها عشوائيا; تصميم سير عمل خاضع مسبقا للمراجعة وجاهز للتكيف مع منصة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات; تحديد معايير صناعية مع مجموعة من الاجراءات المقترحة للتحول إلى أفضل الممارسات الدولية.

2 ـ الاعداد لدورة تدريبية عالية المستوى (ندوات وورش عمل على مدى أسبوعين) تتناول المنهجيات التي سيتم استخدامها في العمليات الجديدة ومزايا النظام الجديد والمرحلة اللاحقة لتنفيذ تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، على أن يستكمل بدورات تدريبية محددة بعد النجاح في تنفيذ تكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

3 ـ تطبيق تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في خدمة توريد الكتروني مباشر للسلع بواسطة مشروع تجريبي. ويستلزم ذلك تركيب نظم معلوماتية وجهاز اتصالات في بعض الوزارات (على ألا يتخطى عددها الخمس وزارات) كما وفي لجنة المناقصات القائمة في مركز هيئة رقابية، إضافة إلى تطوير وتصميم حل يعتمد موارد تكنولوجية معيارية.

أما الجهات المعنية/المستفيدة الأساسية لمشروع التوريد الالكتروني التجريبي، فهي:

* لجنة المناقصات في لبنان

* الوزارات

* المؤسسات المركزية مثل إدارة الاحصاء المركزي

* مجلس النواب

* مؤسسات التمويل الدولية

3 ـ هدف المشروع

يهدف هذا المشروع إلى:

* تزويد الحكومة اللبنانية بنظام مباشر لتوريد السلع يستند إلى معايير صناعية، إلى جانب خطة عمل بالانتقال إلى خدمة شاملة للتوريد الالكتروني.

* اعداد الموظفين العامين للتغييرات القادمة من خلال توجيههم حول النظام الجديد لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

* تحديد وتنفيذ حل معلوماتي تجريبي تدعمه طاقات مدربة لتشغيله وإدارته.

4ـ نطاق عمل ونشاطات المشروع

سوف يركز المشروع التجريبي على توريد المستهلكات والتجهيزات المكتبية (السلع) شاملا بعض الوزارات (على ألا يتخطى عددها الخمس) وعددا من مزودي السلع وفقا لمعايير اختيار متفق عليها.

يمكن تلخيص النشاطات كما يلي:

I ـ ينبغي أن يمر المشروع، قبل اطلاقه، بمرحلة تحديد مفصلة لتطوير دفتر شروط مرجعية ووثيقة المناقصة المرتبطة به. وسوف يؤمن مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية الموارد البشرية المؤهلة لتأدية هذه المهمة.

II ـ يتم تلزيم مرحلة تنفيذ المشروع إلى المزود الفائز الذي سيتعاون مع موظفين من الحكومة اللبنانية على تنفيذ ما يلي:

المكون (1): تقديم وتحسين العمليات المتعلقة بتوريد السلع:

1 ـ أ) تحليل وتصميم نظام توريد الكتروني من خلال:

ـ مراجعة أنظمة التوريد الحالية مع التركيز على تطبيقها ضمن دائرة عمليات توريد السلع.

ـ مسح ميداني لكافة العمليات المتعلقة بتوريد السلع وتسليط الضوء على المراحل الحالية الحرجة.

ـ تصميم سير عمل لتوريد السلع الذي يشكل جزءا أساسيا من المواصفات التشغيلية لمنصة تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، ويتضمن وصفا للمهام والمسؤوليات واجراءات الضبط والصيغ التي سيتم اعتمادها. كما يؤمن تعريفا واضحا لنشاطات أصحاب الأدوار الأساسية موظفي التوريد، المزودين من القطاع الخاص، ونظام التوريد (الالكتروني) في مختلف مراحل التوريد الالكتروني. وبشكل خاص، سوف يخضع سير عمل توريد السلع للمراجعة مع اجراء وصف لكل عملية (سواء الحالية، أو الجديدة، أو المعدلة).

1 ـ ب) اعداد كاتلوغات الكترونية للمعايير الصناعية للسلع التي ستكون جزءا من المشروع التجريبي.

1 ـ ج) اعداد وتطوير خطة عمل للانتقال إلى خدمة شاملة للتوريد الالكتروني.

المكون (2): التدريب المتخصص:

2 ـ أ) ورش عمل تدريبية عالية المستوى لكبار المدراء والموظفين لضمان انتشار عمليات منظمة لتوريد السلع وفقا لأفضل الممارسات الدولية.

2 ـ ب) ورش عمل للمدراء والمستخدمين لعرض نظام سير العمل المصمم حديثا والمطلوب مكننته.

المكون (3): التطبيق التجريبي لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات:

3 ـ أ) تزويد وتركيب نظم وبنى اتصالات في عدد محدد من الوزارات ضمن شبكة محلية داخلية تتيح معالجة البيانات ودمجها ومن ثم تحويلها إلى لجنة المناقصات; تركيب شبكة محلية داخلية في لجنة المناقصات (النظام المركزي) لجمع وتوحيد ما يرد من البيانات من سائر الهيئات الحكومية المشاركة في العملية التجريبية.

3 ـ ب) تصميم وتنفيذ توريد إلكتروني مباشر للسلع البسيطة بناء على منصة الكترونية مفتوحة للعموم، كبوابة عبر الانترنت. تشكل هذه المنصة نقطة ولوج واحدة للمستخدمين (موظفي التوريد، مزودي القطاع الخاص،...) وتنقسم إلى ما يلي:

ـ خلق آلية لاستدراج عروض (تسجيل المستخدم، اثبات موثوقية المستخدم، الترخيص للمستخدم، توفير مكان للمناقصة).

ـ اشعارات إلكترونية (نشر اشعار العقد ووثائق العقد).

ـ إدارة المواصفات.

ـ خدمات تبليغ (تيويم تلقائي لأي تغيير يطرأ على وثائق المناقصة وابلاغه إلى كل المشاركين كما وادخاله على موقع الانترنت المفتوح للعموم).

ـ اعلان قرار المناقصة (السماح باصدار قوانين تتعلق بالافصاح عن تفاصيل الفوز بالمناقصة عبر موقع انترنت مفتوح للعموم).

ـ القدرة على البحث.

ـ اعداد التقارير.

3 ـ ج) الاعداد لدورة تدريبية للموظفين تركز على مهمة استخدام نظام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات وعلى توحيد الاتجاه بالنسبة إلى مبادئ التوريد المبسطة ونظام اعداد التقارير.

3 ـ د) الاعداد لدورة تدريبية لموظفي تكنولوجيا المعلومات والاتصالات في الهيئات الحكومية المختارة، تركز على إدارة نظام تكنولوجيا المعلومات والاتصالات ووسائل الاشراف على المشروع.

3 ـ هـ) تعميم كيفية تركيب واستخدام النظام في كافة الهيئات الحكومية المعينة بالتنفيذ التجريبي.

III ـ بعد اتمام مرحلة تنفيذ المشروع بنجاح، بناء على الموافقة على النظام المعلوماتي التشغيلي، سوف يتم دعم المشروع من خلال مساندة الخبراء لمستخدمي النظام عبر عملية تنفيذ ميداني، الأمر الذي يساهم في ما يلي:

ـ تعزيز مهارة المستخدمين من خلال تأمين تجربة ميدانية واقعية خاضعة للمراقبة.

ـ الحفاظ على التزام المستخدم

ـ تعزيز استمرارية المشروع

IV بعد اتمام مرحلة دعم المشروع، يتم اصدار تقرير نهاية مشروع يتضمن تقييما لتأثير المشروع التجريبي على عمليات توريد السلع في الحكومة اللبنانية، وسيشكل هذا التقرير أساسا يتم الانطلاق منه لدى التخطيط لنشاطات لاحقة.

5 ـ المنجزات

أهم منجزات مرحلة تنفيذ المشروع هي:

المكون (1): تقييم وتحسين العمليات المتعلقة بتوريد السلع

* تصميم سير العمليات التي سيتم تنفيذها في نظام التوريد الالكتروني التجريبي

* كاتالوغات الكترونية للمعايير الصناعية

* تطوير خطة عمل للتحول إلى خدمة شاملة للتوريد الالكتروني.

المكون (2): التدريب المتخصص

* مؤتمران، يستغرق كل منهما اسبوعا، للموظفين المعنيين بعمليات التوريد الجديدة.

المكون (3): تطبيق تجريبي لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات

* تركيب نظم المعدات واتصالات الشبكة

* تطبيق تجريبي لنظام المباشر للتوريد الالكتروني

* تدريب المستخدم والإدارة على النظام التجريبي لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات.

6 ـ الجدول الزمني والموارد

الجدول الزمني

ينبغي أن يتم المشروع في مهلة لا تتعدى 18 شهرا من تاريخ الاطلاق الفعلي، يليه مرحلة دعم تنفيذ المشروع لمدة 6 أشهر.

* مرحلة تحديد المشروع: ان المهلة المتوقعة لهذه المرحلة هي 3 أشهر شمسية.

* مرحلة توريد مكونات المشروع: ان المهلة المتوقعة لهذه المرحلة تعتمد على الخطوط العريضة للتوريد التي تحددها «ديفلوبمنت غايتواي»

* مرحلة تنفيذ المشروع: ان المهلة المتوقعة لهذه المرحلة هي 14 شهرا شمسيا بدءا من تاريخ الاطلاق الفعلي. أما الوقت المحدد لاتمام المكونات الثلاثة فهو كما يلي:

ـ المكون رقم (1) 3 أشهر شمسية

ـ المكون رقم (2) شهر شمسي

ـ المكون رقم (3) 10 أشهر شمسية

* مرحلة دعم تنفيذ المشروع: ان المهلة المتوقعة لهذه المرحلة هي 6 أشهر شمسية

الموارد:

إن أحد العوامل الأساسية لنجاح المشروع هو تحديد فريق من الموظفين العامين من ضمن الحكومة اللبنانية للعمل مع المزود الذي تم التعاقد معه لتنفيذ المشروع. ينبغي على هذا الفريق أن يتضمن:

* خبير في توريدات القطاع العام

* خبير قانوني

* خبير إدارة المشروع

* خبير توريد

* عضو نظير من كل هيئة حكومية مختارة لتنسيق كافة النشاطات

ومن الضروري أيضا تعيين منسق مشروع وطني يكون بمثابة نقطة تمركز محلية في بيروت، ويكون مسؤولا عن النشاطات اليومية بما فيها المهام الإدارية ومهام الاتصالات.

كما ستؤمن الحكومة اللبنانية كل موارد البنية التحتية اللازمة لتحقيق المشروع (المساحة المكتبية) الأثاث، التجهيزات المكتبية...).

7 الموارد الفنية

تغطي الكلفة المتوقعة لتنفيذ نظام تجريبي للتوريد، الالكتروني العناصر التالية:

1 ـ المساندة الفنية في تقييم عمليات توريد السلع وتصميم نظام مفصل أو منظم لتكنولوجيا المعلومات والاتصالات، إضافة إلى تحديد معايير التوريد.

2 ـ تطوير وتصميم وتكييف برنامج تطبيقي تجريبي للتوريد الالكتروني.

3 ـ تركيب نظام مركزي (تركيب أجهزة تحويل وتسيير Switch and routing devices ضمن شبكة محلية ـ مع مصادر مستمرة للطاقة، ومزودين و5 محطات عمل وطابعتين مشتركتين وماسحتين).

وبما أن النظم والبنى التحتية قابلة للقياس، فمن الممكن دائما تعزيز خدمات التوريد العام من خلال إضافة مزودات ومحطات عمل وبرامج تطبيقية جديدة، وبشكل أخص، يقتضي الأمر تنفيذ الخطوات التالية:

ـ تركيب وتفعيل مزودات مركزية لخزن البيانات ومعالجة الطلبات المتعلقة بتوريد السلع من أجل معالجة الملفات المحولة إلى لجنة المناقصات من فروع أخرى للحكومة. يقتضي ذلك مزودين مركزيين: الأول، للمستخدمين الذين سيعملون على الشبكة المحلية مع إمكانية الدخول إلى النظام (الذي يستضيف البرنامج التطبيقي المتعلق بالتوريد الالكتروني الثاني، لتخزين المعلومات المتصلة بالتوريد مزود قاعدة البيانات).

ـ تركيب أجهزة تحويل وتسيير ضمن الشبكة، وطابعتين، وماسحتين.

ـ تركيب 5 محطات عمل (موصولة بالشبكة المحلية).

ـ تركيب وتنفيذ البرنامج التطبيقي التجريبي للتوريد الالكتروني.

4 ـ تأمين مزود مركزي، وأجهزة كمبيوتر شخصية، وأجهزة تحويل وتسيير ضمن الشبكة المحلية، لكل إدارة تعنى باعداد وجمع البيانات التي ستحول إلى لجنة المناقصات.

ـ تركيب وتفعيل مزود (يعمل كمزود مركزي ومزود خدمات تتعلق بالملفات، ومزود خدمات تتعلق بالطابعة) للشبكة المحلية.

ـ تركيب أجهزة تحويل وتسيير ضمن الشبكة، وطابعتين وماسحتين.

ـ تركيب محطات عمل (موصولة إلى الشبكة المحلية).

ـ تركيب وتنفيذ برنامج تطبيقي للتوريد الالكتروني مخصص للزبون.

في ما يتعلق بالمرحلة التجريبية، تتمثل الخطة بتأسيس 5 إدارات حكومية تعمل على اعداد وجمع البيانات التي يجب تحويلها إلى لجنة المناقصات عن طريق الاتصال الهاتفي لشبكة الانترنت، أو الاتصال عبر الخط الدائم للانترنت.

يقتضي المشروع أيضا اختيار وتدريب الموظفين الذين ينبغي أن يكونوا من الموظفين الحكوميين في الوزارات التي تم اختيارها، وإن لم يكن عددهم قد تحدد بعد.

والأمر الأهم أن تعمد عملية الاختيار إلى تمييز من هم مؤهلين مهنيا لما يلي:

تولي مسؤولية تشغيل النظام المركزي الذي يؤمن، حال جهوزيته، خدمات تكنولوجيا معلومات واتصالات. إدارة الشبكات المحلية للمكاتب الحكومية التي سيتم وصلها به.

إلى جانب هذا النشاط، ينبغي اخضاع مدراء النظام والمستخدمين النهائيين للتدريب المعلوماتي. ثمة خطط لاجراء دورات تدريبية ميدانية لزيادة عدد المستفيدين، ومؤتمرات متخصصة لمجموعة متجانسة من المستخدمين (كالمدراء الفنيين)، سعيا إلى تعزيز مشاركة المهارات المتخصصة.

8- الموارد البشرية

(انظر الجدول)

11 ـ عملية مراقبة وضبط المشروع

يتوجب على منسق مشروع التوريد الالكتروني الذي ينسق بين موارد الهبة والخبراء الوطنين المعنيين بتنفيذ المشروع، الحرص على تحقيق تقدم بارز في انجاز الأهداف الملحوظة في وثيقة مشروع التوريد الالكتروني وذلك لمصلحة مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية.

إن الهدف من عملية المراقبة والضبط هو متابعة كافة متغيرات المشروع الأساسية: الكلفة، الوقت، نطاق المشروع، ونوعية المنجزات، أما أهداف العملية الشاملة فهي:

* متابعة ومراجعة منجزات ونتائج مشروع التوريد الالكتروني مقارنة مع خطط المشروع.

* تعديل خطة مشروع التوريد الالكتروني لإظهار ما تم انجازه حتى الآن، وتعديل الخطة بالنسبة للعمل المتبقي (إن لزم الأمر).

* اتاحة رؤية التقدم الذي يطرأ على المشروع أثناء تنفيذه كي يتمكن الخبراء الوطنيون والدوليون المعنيون بالمشروع من اتخاذ اجراءات تصحيحية مبكرة حالما يظهر تفاوت ملحوظ بين الأداء ومجال العمل وبين الخطط الأساسية.

وفي اطار مشروع التوريد الالكتروني، ينتج عن عمليات المراجعة والضبط المنجزات التالية:

* تقارير خطية شهرية

* تحديث اللوائح المحتوية على بنود العمل والمخاطر والمشاكل والمسائل.

* تحديث للخطة والجدول بحيث يعكسان التقدم الحالي.

* مقارنة الأكلاف الحالية مع الأكلاف المحددة في الموازنة.

* تدقيق ومراجعة التقارير المتعلقة بنشاطات مشروع التوريد الالكتروني التي هي قيد التطوير.

* التقرير النهائي لتوثيق نهاية المشروع.

ترتكز عمليات المراقبة والضبط على خطة مشروع التوريد الالكتروني التي يفترض أن يوافق عليها كل من مؤسسة «ديفلوبمنت غايتواي»، ومكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية (الذي يعنى بالتخطيط للمشروع).

الهدف هو وضع خطة لتحقيق التحول بأسرع ما يمكن دون دفع الإدارة المركزية ولجنة المناقصات إلى التعاطي مع عدد كبير من التغيرات في السنة نفسها.

بناء عليه، يقترح تنفيذ التحول على مراحل سعيا إلى تعزيز مهام التوريد الحالية في لبنان. ويلي ذلك سلسلة من «خطوات التغيير» التي تحل، الواحدة تلو الأخرى، محل العمليات المعتمدة حاليا في لبنان.

12 ـ المخاطر واستمرارية مشاريع التوريد في لبنان

تظهر دراسات عديدة إن الحكومة الالكترونية لاقت رواجا كبيرا لدى الحكومات في كافة أنحاء العالم إذ تشكل بالنسبة لها هدفا للتجديد.

وفي اطار التجربة القائمة بين الوحدة الفنية للحكومة الإيطالية ومؤسسة «ديفلوبمنت غايتواي»، تبين أن تنفيذ الحكومة الالكترونية يستلزم استثمارات أساسية على صعيد الموارد البشرية وإعادة هندسة العملية وإدارة التغيير، وبدرجة أقل، على صعيد التقنيات، نظرا لأن تكنولوجيا المعلومات والاتصالات تشكل اليوم سلعة رائجة في السوق.

وتؤدي المشاريع والمبادرات الحكومية الالكترونية الفعلية إلى تدخلات عميقة في العمليات الإدارية والاطر الرقابية والبنى الحكومية وتسليم الخدمات. ويواجه التصميم والتنفيذ الاستراتيجيان لهذه الابتكارات التقنية والتنظيمية تحديات متعددة الأوجه. لكن غالبا ما يتركز الاهتمام، لسوء الحظ، على كلفة شراء أجهزة الكمبيوتر والبرامج، في حين لا يعار إلا القليل من الاهتمام لاستدامة استراتيجيات وبنى الحكومية الالكترونية في معظم هذه المبادرات. وتنطوي هذه المشاريع على مخاطر، على مستويين على الأقل، في ما يتعلق بنجاح التنفيذ والاستدامة الطويلة المدى.

وبشكل أخص، يعتمد نجاح تنفيذ وتشغيل مشروع التوريد الالكتروني في لبنان، على تداخل عدد من العناصر في كل من العوامل الأساسية التالية: الموارد البشرية، الاطر القانونية والسياسية، تنظيم لجنة المناقصات، توفر الموارد المالية والتقنية. ويتوج مخاطر التنفيذ تعقيد مشروع التوريد الالكتروني وعنصر التجديد فيه.

ومن الضروري اللجوء إلى التخطيط في العمق سعيا إلى الانتقال من عملية التوريد الحالي إلى اطار التوريد الالكتروني الجديد الذي يتوافق مع المعايير الدولية. ومن الضروري القيام بتحليل مفصل للمخاطر للتنبوء بوقوع المشاكل واتخاذ الاجراءات لتفاديها.

في هذا السياق، ينبغي الأخذ بعين الاعتبار ما يلي:

* عوائق المهارات: من الضروري تدريب الأفراد على التعاطي بفعالية مع اجراءات التوريد الجديد ودفعهم إلى الاعتياد على استخدام الكمبيوتر.

* قصور على مستوى البنى التحتية المعلوماتية: من الضروري تركيب ونشر عدد كاف من أجهزة الكمبيوتر لإنشاء بنية تحتية معلوماتية فعالة.

* احتياجات الشبكة المحلية: ينبغي على الإدارات اللبنانية المشاركة في التوريد الالكتروني التجريبي، أن تكون قادرة على استخدام الكمبيوتر الشخصي والبنى التحتية المركزية بأسرع وقت ممكن.

* قيود الاتصالات السلكية واللاسلكية: نظرا لأن استخدام البنية التحتية للاتصالات مكلف جدا ولأن تغطية الخدمات الرقمية محدودة، ينصح باستعمال الأقراص الممغنطة والأقراص المدمجة وسائر الوسائط المحمولة، كوسائل إضافية لتسليم المعلومات إلى لجنة المناقصات في المرحلة الأولى من المشروع.

* دعم استخدام البرنامج التطبيقي الجديد للتوريد الالكتروني: ينبغي إنشاء مكتب مسؤول عن تقديم المساندة إلى المستخدمين الذين قد يواجهون المشاكل في استخدام اجراءات التوريد الالكتروني الجديد، وذلك ضمن اطار لجنة المناقصات وبدعم من مكتب وزير الدولة لشؤون التنمية الإدارية عند اللزوم.

لذا ننصح باستباق المخاطر المتعلقة باستمرارية مشروع التوريد الالكتروني الجديد في لبنان وذلك في الوقت الذي يتم فيه تطوير خطة المشروع واطلاق المشروع التجريبي لتنفيذه، إضافة إلى البحث عن إمكانيات لتقليص هذه المخاطر.

وسعيا إلى تفادي المشاكل، ينصح بالاهتمام باطر العمل التنظيمية والرقابية المستقبلية التي قد تحدث تأثيرا على بنى التوريد الالكتروني الجديد وتكييف استراتيجيات التوريد الالكتروني الجديد مع اطار العمل الرقابي الحالي والعمليات والمسؤوليات الحالية.

Table of Contents