تصديق النظام الداخلي لمؤسسة المحفوظات الوطنية

صدق النظام الداخلي, المرفق والعائد لمؤسسة المحفوظات الوطنية.

ينشر هذا القرار ويبلغ حيث تدعو الحاجة.

تخضع مؤسسة المحفوظات الوطنية لاحكام المرسوم رقم 4517 تاريخ 13/12/1972 ولاحكام هذا النظام الداخلي.

في مهام وصلاحيات المؤسسة:

- تتولى المؤسسة تنظيم وادارة المحفوظات والوثائق الوطنية بجميع اشكالها وانواعها, ولا سيما المدونات والمواد الناتجة عن اعمال الدولة بقطاعيها العام والخاص وعن نشاطات الافراد, والمستندات والمواد التي تشكل تعبيرا اصليا وصادقا لتراث المجتمع.

وتقوم بصورة خاصة بالمهام التالية:

1- تتبع عمليات حفظ المصادر الوثائقية وفرزها لدى الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات وتقديم المشورة حول تنظيم حفظ المستندات لدى الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات وتحسين اساليب وطرق ووسائل وتجهيزات العمل بغية المحافظة عليها.

2- استلام المصادر الوثائقية ذات الفائدة الوطنية او السعي لايداع تلك المصادر, وحفظها وتصنيفها وفهرستها. وفي هذا النطاق تعتبر المصادر الوثائقية العائدة لاجهزة الدولة من التراث الخاص بالدولة وجزءا من الاملاك العامة التي لا يجوز التصرف بها الا وفقا للاحكام القانونية المرعية الاجراء.

3- حماية المحفوظات والوثائق التي هي في حوزة المؤسسة ضد كل اعتداء أو انقاص او تلف أو أي خطر تتعرض له.

4- ابراز التراث الوثائقي اللبناني والقيام تحديد مصادره وجمعه وتقييمه ونشره من وجهة نظر علمية. وكذلك تشجيع التوثيق والابحاث العائدة للحياة التاريخية للدولة بوجه عام, واصدار المنشورات والمطبوعات ذات الطابع الاعلامي والوثائقي.

5- السعي مع الهيئات الخاصة والافراد للحصول على المعلومات المتعلقة بالمصادر الوثائقية التي تعتبر ذات فائدة تاريخية ووطنية والي تملكها او تحوزها, بأي صفة كانت.

6- انشاء مبطقة وطنية للمصادر الوثائقية " يسجل فيها جميع المستندات الوثائقية ذات الاهمية الوطنية الموجودة في حوزة الاشخاص الطبيعيين أو المعنويين.

7- وضع تنظيم عام لاصول الحفظ ووسائله لتعميمه ونشره على الجهات المعنية بشؤون المحفوظات.

8- تسهيل التعرف على المصادر الوثائقية الوطنية وتطور المعارف التاريخية والثقافية عن طريق تنظيم اللقاءات الدراسية والزيارات والمعارض والمحاضرات والمؤتمرات والاجتماعات او أي وسيلة اخرى ملائمة.

9- يمكن للمؤسسة, بالتنسيق مع وزارة الخارجية والمغتربين

الحصول على الوثائق الاصلية او صور عنها العائدة للتراث الوثائقي اللبناني والتي هي في حوزة الدول او المنظمات او الهيئات الدولية او الاجنبية.

10- يجوز للمؤسسة وعلى نفقتها الخاصة, التدخل لتنظيم والوثائق بالاتفاق مع مالكيها وتصنيفها وفهرستها وترميمها وتصويرها.

كما لها ان تبدي المشورة لمالكي هذه الوثائق حول اصول واساليب حمايتها وحفظها.

11- يجوز للمؤسسة الحصول على الوثائق ذات الاهمية الوطنية وفقا لما يلي:

- الشراء بالتراضي.

- قبولها كهبة أو بوصية.

- أخذ صور أو صور مصغرة عنها بعد موافقة المالك.

في مهام وصلاحيات مجلس ادارة المؤسسة

- بالاضافة الى المهام والصلاحيات العامة المنصوص عنها في المرسوم رقم 4517 تاريخ 13/12/1972, يقوم مجلس الادارة باتخاذ القرارات والتدابير الكفيلة بتحقيق اهداف المؤسسة وتنفيذ مهامها المذكورة في المادة الثانية من هذا النظام, ويتولى, على سبيل التعداد لا الحصر, المهام التالية:

1- درس واقرار اقتراحات الوزارات والادارات والمؤسسات العامة والبلديات فيما خص تحديد المحفوظات والوثائق والمستندات التي يمكن اعتبارها مصادر وثائقية.

2- تحديد مدة اضفاء الطابع السري على المستندات على ان لا تتجاوز هذه المدة الثلاثين سنة. اما في حال استمرار الاسباب التي دعت لاضفاء هذا الطابع عليها, فيجرى تحديد مهلة اضافية يتفق عليها فيما بين المجلس والادارة المالكة أو أي مرجع رسمي آخر أو أي شخص طبيعي او معنوي له علاقة بها, وذلك لاسباب تتعلق بالمهنة أو بالامن أو بالكرامة.

3- تحديد المستندات الواجب اعتبارها مصادر وثائقية واقرار نقل حقوق ملكيتها وتسليمها نهائيا الى المؤسسة وذلك في اطار ما تسمح به القوانين والانظمة المرعية الاجراء.

4- اقرار البرامج العامة والمخططات الاجرائية الواجب اتباعها في المؤسسة وفي الادارات العامة وكذلك في المؤسسات العامة والبلديات فيما يختص بحقول المحفوظات والتوثيق, على ان يتم ذلك في اجتماعات دورية, وابداء التوصيات الممكن اتباعها في هذه المواضيع في القطاع الخاص.

5- درس واقرار مشاريع موازنة المؤسسة والبدلات الواجب تحصيلها مقابل الخدمات المختلفة التي تؤمنها المؤسسة لاصحاب العلاقة.

6- درس واقتراح مشاريع النصوص القانونية والتنظيمية المتعلقة بشؤون المحفوظات وسائر المصادر الوثائقية.

7- وضع واقرار برامج ووسائل العمل النظرية والعملية الهادفة الى ما يلي:

أ- تعزيز وتطوير النشاط الوثائقي ومراكز الحفظ.

ب- اصدار المنشورات واقامة المعارض والحلقات والندوات والمؤتمرات الهادفة الى تشجيع التوثيق والحفظ, أو الاشتراك فيها.

ج- القيام بأبحاث وثائقية تتعلق بالتراث الوثائقي الوطني.

د- تحديد مدى المساهمة المالية للمؤسسة في النشاطات المذكورة في هذا البند, والموافقة على العقود التي تجريها المؤسسة لهذه الغاية.

8- درس واقتراح برامج اعداد وتدريب الحافظين والموثقين, ومناهج الدروس العائدة لها, وتقديمها الى مجلس الخدمة المدنية ولجنة التخصص في الخارج, وتخصيص منح ومساعدات للاعداد أو التدريب في حقول الاختصاص المذكور.

9- درس واقرار الوسائل والتدابير الآيلة الى تعزيز التعاون بين المؤسسة وبين الهيئات والمؤسسات، المحلية والاقليمية والدولية, العاملة في حقل التوثيق والمحفوظات, والاشتراك في المؤتمرات والندوات والحلقات التي تدعى اليها المؤسسة في حدود مهامها.

في مهام وصلاحيات رئيس مجلس الادارة:

- يتولى رئيس مجلس الادارة, بالاضافة الى المهام والصلاحيات المحددة في المرسوم رقم 4571 تاريخ 13/12/1972 الاختصاصات التالية:

1- متابعة سير برامج العمل التفصيلية والاجرائية داخل المؤسسة بشكل عام, واتخاذ القرارات والتدابير اللازمة لتحسين سير العمل وتطوير وسائله.

2- تحديد اصول مهر الوثائق التي تتسلمها المؤسسة بالاختام من اجل اعتبارها وثائق وطنية.

3- الموافقة على اقتراح اتلاف المستندات التي تنشأ نتيجة للاعمال النمطية للدولة ولا تكون لها اية صفة وثائقية.

4- القيام بالمهام والصلاحيات التي يفوضه بها المجلس وفقا للمادة الثالثة من هذا النظام.

في اجتماعات مجلس الادارة:

- يجتمع مجلس الادارة في مركز المؤسسة بدعوة من رئيسه مرتين في الشهر على الاقل.

كما يمكن ان يجتمع عند الحاجة بدعوة من الرئيس او بناء لطلب نصف الاعضاء.

- يجب تبليغ الدعوة الى الاعضاء مرفقة بجدول الاعمال قبل يومين على الاقل من تاريخ الاجتماع.

- يكون الاجتماع قانونيا اذا حضره نصف اعضاء المجلس على الاقل ومن بينهم الرئيس أو نائبه.

ينظم محضر لكل جلسة تدون فيه اسماء الاعضاء الحاضرين ومداولات المجلس والمقررات المتخذة والاراء التي يبديها كل عضو من الاعضاء.

- تتخذ القرارات بأكثرية عضوين على الاقل من اعضاء المجلس. وفي حال تعادل الاصوات يكون صوت رئيس مجلس الادارة مرجحا.

- امانة سر المجلس:

يعهد رئيس مجلس الادارة الى احد موظفي المؤسسة او موظفي سلطة الوصاية بمهام امانة سر المجلس.

يتولى امين السر اعداد الدراسات التي يكلفه بها رئيس المجلس, ومشاريع المراسلات وحفظ المستندات والقرارات العائدة للمجلس, وينظم السجلات التالية:

1- سجل عام (او اكثر من سجل واحد) تدون فيه جميع الطلبات والمراسلات والمخابرات وخلافه الواردة او الصادرة الى المجلس, تحت ارقام متسلسلة.

2- سجلات القرارات, وتدون فيها تحت ارقام متسلسلة القرارات التي يتخذها مجلس الادارة او رئيس المجلس حسب الاختصاص.

ترقم السجلات المذكورة ويوقعها رئيس مجلس الادارة. ولا يجوز الاطلاع عليها وعلى قيودها ووثائقها لغير اعضاء المجلس الا باذن من رئيس مجلس الادارة يحفظ لدى امين السر.

في مهام المدير العام وصلاحياته:

- يتولى المدير العام للمؤسسة بالاضافة الى المهام والصلاحيات العامة المحددة في المرسوم رقم 4517 تاريخ 13/12/1972 , الاختصاصات التالية:

1- تأمين حفظ الوثائق والمحفوظات الوطنية في مستودعات المؤسسة, وذلك وفق الاحكام القانونية والتنظيمية النافذة والاساليب الفنية اللازمة.

2- معاونة الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات في وضع كوارد الحفظ وجردة المحفوظات العائدة لكل منها.

تكون هذه الجداول جاهزة خلال فترة تحدد بقرار من رئيس المجلس وذلك ابتداء من مطلع العام التالي لسنة الحفظ, لعرضها على المجلس.

3- حفظ المستندات التي كانت محفوظة لدى الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات والمرسلة الى المؤسسة في مستودع خاص بهذه المستندات في المرحلة التي تسبق تحويلها الى محفوظات وحيث يتم تنفيذ عمليات الفرز والاتلاف والترميم والتصوير المصغر وفقا لاحدث الوسائل والاساليب العلمية والفنية.

4- تسهيل اطلاع الباحثين والمؤرخين والطلاب واصحاب العلاقة من الجمهور ومندوبي الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات على المصادر الوثائقية وفقا للاسس التي يحددها مجلس الادارة

5- اعطاء صور أو نسخ مصدقة طبق الاصل بعد توقيعه عليها وفقا لتعليمات يصدرها مجلس الادارة.

6- اقتراح اعداد وتدريب موظفي المؤسسة المكلفين شؤون وقضايا الحفظ في الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات وفق برنامج يتفق عليه مع الادارات المعنية ويعرض على موافقة مجلس الادارة, وذلك داخل أو خارج البلاد وفي شتى مواضيع الاختصاصات العائدة لقضايا المستندات والمحفوظات والوثائق ووفق القوانين والانظمة المرعية الاجراء ولا سيما نظام التخصص في الخارج.

7- تأمين التصوير المصغر للمستندات التي تقرر اتلافها وفق احكام هذا النظام وحفظ هذه الصور وفهرستها للرجوع اليها لدى الحاجة.

8- تأمين اعمال الترميم والتجليد والتصوير المصغر العائد للمستندات أو المحفوظات والوثائق.

9- تأمين اعمال التسجيلات الصوتية والسنمائية والممغنطة والتوثيق والفهرسة العائدة لها.

احكام مختلفة

- تؤلف لجان استشارية فيما بين المؤسسة وكل من الادارات العامة والمؤسسات العامة والبلديات المعنية للقيام بالمهام المشتركة فيما بينها.

يتم تأليف هذه اللجان بقرار من رئيس مجلس الادارة بناء على اقتراح المدير العام وموافقة الادارات المعنية.

- يحظر على مجلس الادارة وعلى موظفي المؤسسة البوح بأسرار الوظيفة وذلك تحت طائلة العقوبة المنصوص عليها في الاحكام المرعية الاجراء, كما يحظر عليهم نشر المحفوظات والوثائق الا باذن من رئيس مجلس الادارة.

كما يحظر عليهم ايضا لاي سبب من الاسباب تجميع نسخ أو صور عن المحفوظات والوثائق المؤتمين عليها, الا وفقا للانظمة والاصول المرعية الاجراء, او تعاطي الاتجار بالمستندات او بالمحفوظات والوثائق.