المادة 16

السجلات الواجب توفرها:

1 - بالنسبة للمواد في المخزون.

أ - يمسك محتسب الادارة المعنية:

- بطاقات افرادية تحمل الترقيم المحدد بموجب قرار يصدر عن وزير المالية, تظهر فيه حركة المواد الداخل والخارج لجهة الكمية والقيمة وذلك على الشكل التالي:

- التاريخ.

- الشرح.

- الكمية الداخلة.

- قيمة الوحدة.

- القيمة الاجمالية.

- الكمية الخارجية.

- قيمة الوحدة.

- القيمة الاجمالية.

- الكمية في المخزون.

- قيمة الوحدة الوسطية.

- القيمة الاجمالية للمخزون.

- حساب استاذ عام مساعد لكل مجموعة من المواد تسجل فيه حركة ارصدة الكميات بموجب سندات قيد ترفق بها المستندات الثبوتية والموافقات الخاصة بشأنها.

ب - تحصل مقارنات وتسويات دورية من قبل محتسب الادارة بين الكميات الظاهرة على البطاقات المحفوظة في المحتسبية وتلك المحفوظة في المخازن.

اما في المخازن والمستودعات فتمسك بطاقات افرادية بالكميات فقط.

2 - بالنسبة للموجودات الثابتة:

أ - يمسك محتسب الادارة المعنية حساب استاذ عام مساعد لمتفرعات بنود الموجودات الثابتة وذلك بالنسبة للكلفة التقديرية تظهر فيه الحركة الجارية على هذه الحسابات بموجب سندات قيد, تقابلها حسابات خاصة بالاستهلاكات.

ب - اما في وحدة ادارة المواد فتمسك بطاقات افرادية لكل من مكونات الموجودات الثابتة تحمل ارقاما متسلسلة ضمن اطار عام يحدد بقرار من وزير المالية.

تدون في هذه البطاقات, بصورة خاصة, المعلومات التالية:

- الشرح.

- تاريخ الشراء.

- الكلفة.

- مكان وجودها.

- اسم الموظف الذي يستعملها.

- معدل الاستهلاك.

- الاستهلاك السنوي.

- خانة مخصصة للصيانة.

- تاريخ الاستبعاد.

- طريقة الاستبعاد.

- قيمة البيع او الاستبعاد.

ج - تحضر وحدة ادارة الموارد بنهاية كل سنة جدولا مفصلا بالموجودات الثابتة التي يجب ان يطابق مجموعها ارصدة حسابات الاستاذ المساعد الممسوكة من قبل محتسب الادارة.