المادة 19
تضم إدارة الشؤون الإدارية دائرتين وجهازين وهم:
1: دائرة الموارد البشرية, وتتولى دائرتين وجهازين وهم:
1: دائرة الموارد البشرية, وتتولى المهام التالية:
ـ وضع الأهداف وصياغة الاستراتيجيات الخاصة بالعنصر البشري وتطويره وتقييم أدائه.
ـ تطوير وتطبيق الإجراءات الإدارية التي ترعى شؤون العاملين والعمل على توفير الخدمات المكتبية والتوثيقية واللوجستية وخدمات الدعم الإداري لانجاح عمل المجلس في كافة المجالات.
ـ دراسة احتياجات التوظيف وتوفير هيكل العمالة المناسب للعمل واقتراح خطط وبرامج التوظيف والتطوير والتدريب.
ـ السهر على توثيق روح الفريق بين العاملين وبينهم وبين المجلس.
ـ السعي لتعزيز الولاء للمجلس عبر توفير الرعاية والتطوير المستمر للعنصر البشري العامل فيه.
ـ تقديم اقتراح ترقية وترفيع وتدرج العاملين إلى رئيس المجلس بعد التكليف واداء عملية التقييم وفقا للأسس المعتمدة والموضوعية من قبل مكتب المجلس.
ـ العناية بكل ما يتعلق بشؤون العاملين في مختلف إدارات المجلس.
2: دائرة المعلوماتية, وتتولى المهام التالية:
ـ تحديد احتياجات نظم المعلومات الإدارية MIS في المجلس وتطوير نظام معلومات متكامل يلبي أهداف المجلس وصيانته.
ـ ربط كافة الدوائر في المجلس بشبكة الحاسوب واستكمال متطلبات المكاتب وربط الإدارات ببعضها.
ـ إيجاد قاعدة بيانات موحدة قابلة للاستخدام من كافة الجهات المعنية.
ـ توفير المؤازرة الفنية في مجال المعلوماتية لكافة إدارات المجلس.
ـ إنشاء وصيانة موقع للمجلس على شبكة الانترنت.
ـ إعداد وتطبيق إجراءات أمن وسلامة المعلومات.
ـ تحديد احتياجات التدريب في مجال المعلوماتية, الاشراف على دوراته وتنفيذها.
3: جهاز الخدمات العامة, ويتولى المهام التالية:
ـ وضع خطط الصيانة والخدمات للتجهيزات الموجودة ولأماكن العمل تشمل احتياجات "الخدمات العامة" من العناصر البشرية والاعداد والتجهيز.
ـ تأمين الاتصالات على مدار فترات العمل, بما في ذلك تشغيل السنترال الهاتفي, الفاكسات, البريد الالكتروني الخ.
ـ السهر على انتظام خدمة البريد داخل المجلس وخارجه, واثبات كافة المعاملات بتواريخها وبالجهات الموجهة إليها والواردة منها.
ـ الاشراف على استقبال وفود الصناديق العربية والأجنبية والعمل على توفير السيارات اللازمة لهذه الوفود.
ـ السهر على توفير خدمات الصيانة الدورية والطارئة, والقيام بالتصليحات المطلوبة مباشرة عبر الجهاز الفني التابع للمجلس أو عبر الموردين ومتعهدي الصيانة, ووضع الخطط الاستباقية وجداول الصيانة اللازمة, والموازنات السنوية الخاصة بها المتضمنة اقتراح الاحلال والاستبدال للمعدات التالفة أو القديمة التي يقتضي الاستعاضة عنها.
ـ وضع جداول الاستهلاكات المحاسبية للآلات والمعدات والمفروشات والمباني وإحالتها إلى المحاسبة العامة لاعتمادها في ميزانياتها السنوية.
ـ تأمين المشتريات supplies من خلال خطة تبرمج الحاجات وفق الموازنة المرصودة وتعتمد نظام استدراج العروض في المشتريات الكبيرة, مع بعض المرونة في المشتريات الصغيرة والمستعجلة.
ـ تأمين خدمة النظافة والحراسة والضيافة على مدار الساعة بما يسهل عمل الدوائر والموظفين ويوفر أفضل شروط الأمان والصحة خلال العمل.
ـ التأكد من جهوزية نظام السلامة (مكافحة الحريق, سلامة موقع العمل) ومن نظام مراقبة المداخل (Access Control)
ـ القيام بكافة الأعمال الأخرى التي تطلبها الإدارة, مثل توفير وسائل الانتقال والإقامة للوفود الزائرة.
ـ إعداد تقارير الاحتياجات الخدماتية الدورية والاستثنائية ورفعها إلى رئيس الإدارة وبواسطته إلى الجهات العليا في المجلس.
ـ القيام بأي عمل يقع في نطاق اختصاص الجهاز.
4: جهاز التوثيق, ويتولى المهام التالية:
ـ تنظيم الحيز المكاني المخصص للمكتبة وللأرشيف بشكل عقلاني, بالاستعانة بأنظمة أرشفة وتوثيق وأنظمة مكتبات معروفة.
ـ مكننة المكتبة والأرشيف وتجهيزها بنظام رقمي لإدخال المعلومات واستخراجها يغطي كافة الواردات إلى المكتبة والأرشيف وكافة الخارج منها, وذلك بالتاريخ, اسم المستند ومضمونه, ورقمه, ومكانه, الجهة الموردة أو الجهة طالبة الاستخراج.
ـ ربط نظام الأرشفة بقواعد المعلومات في المجلس وخارجه لتسهيل وصول المخولين إلى المعلومات.
ـ الإشراف على اتباع نظام سحب مستندات متدرج يحدد الجهات المخولة بطلب استخراج مستندات وكيفية التعامل مع طلباتها (تسليم مستند أصلي, تصوير مستند الخ...).
ـ متابعة العلاقة مع الجهات الموردة للمواد ويتعامل مع المواد الواردة, وترقيمها وتصويرها ونسخها رقميا وأرشفتها حسب النظام المتبع.
ـ السهر على سلامة موجودات المكتبة والأرشيف والحؤول دون وصول من ليس مخولا إلى مواد الأرشيف.
ـ السهر على حسن تسليم واسترجاع المواد الخارجة من المكتبة والأرشيف, من خلال آلية تحدد بدقة جهة الاستلام, تاريخه, درجة التخويل وتاريخ الإعادة.
ـ السهر على انتظام توريد المواد المنتظمة الصدور (الدوريات...) وملاحقة جهات الاصدار لتأمين الحصول على نسخ المجلس من هذه المواد.
ـ اتباع نظام للأرشفة يبين آلية توريد المواد إلى المخازن وكيفية حفظها وتلفها.
ـ اقتراح تنظيم وإجراءات للأرشيف على أسس تسمح بالاسترجاع السريع للمواد المؤرشفة, وآلية التحويل من المحفوظات المتداولة إلى المحفوظات الدائمة, وتوضح كيفية ومدد حفظ المستندات الأصلية والنسخ وعدد النسخ المحتفظ بها في الأرشيف ومهل الحفظ والاتلاف والجهة المخولة بتقرير تلف المواد.
ـ القيام بأي عمل يقع في نطاق اختصاص الجهاز.