المادة 7
حفظ الوثائق:
أ ـ تحفظ الوثائق في ملفات مخصصة لهذه الغاية تتناسب مع حجم الوثائق المحفوظة ووزنها، وتحفظ الملفات في خزائن أو على رفوف ثابتة وملائمة.
ب ـ يتضمن كل ملف فهرسا بجميع الوثائق المحفوظة فيه.
ج ـ يعطى كل ملف مركزا معينا يعرف به، ثابتا، يسهل الرجوع إليه بسرعة دون العودة إلى المسؤول عن الحفظ.
د ـ عند سحب أي وثيقة، يضع الموظف المختص في الملف بطاقة مكانها تدل على الجهة التي سحبتها.
وفي حال سحب الملف بكامله، يحتفظ بصورة عن فهرس الملف للتدقيق في موجوداته عند إعادته إلى الحفظ، على أن يتم التأكد من سلامة موجودات الملف عند إعادته.