المادة 9

الترحيل والإتلاف:

أ ـ ترحل إلى المؤسسة الوثائق ذات القيمة التاريخية والإدارية والبحثية بعد إنتهاء مدة حفظها الوسيط لدى الإدارة.

ب ـ تتلف الوثائق التالية:

1 ـ التي حفظت نسخها الأساسية.

2 ـ التي انقضت مدة حفظها.

3 ـ التي انتفت الحاجة للرجوع إليها.

4 ـ التي ليس لها أية قيمة إدارية أو تاريخية أو بحثية.

ج ـ تراعى في عملية إتلاف الوثائق الأصول التالية:

1 ـ تحديد مهلة للإتلاف بحسب نوعية الوثائق.

2 ـ إجراء الإتلاف بصورة دورية (مبدئيا في مطلع كل سنة).

3 ـ دراسة الوثائق المرشحة للإتلاف بمشاركة الوحدة التي أنتجتها وممثل المؤسسة.

4 ـ وضع جردة ولائحة بجميع الوثائق المرشحة للإتلاف قبل الإقدام على تنفيذ عملية إتلافها.

على أن تقترن اللائحة بموافقة المرجع المختص في الإدارة والمؤسسة.

5 ـ تنفيذ عملية الإتلاف بحضور لجنة من الإدارة وممثل عن المؤسسة.

6 ـ وضع محضر بنتيجة عملية الإتلاف يوقعه رئيس اللجنة وأعضاؤها وممثل المؤسسة.