المادة 7
دائرة امانة السر.
تتولى هذه الدائرة المهام الأساسية التالية:
ـ استلام وتسليم البريد الوارد والصادر والتدقيق فيه وتسجيله وتوزيعه.
ـ تأمين المخابرات الهاتفية وتنظيم المواعيد والاستقبالات والاجتماعات الرئيس/المدير العام.
ـ استقبال البريد الوارد إلى الرئيس/ المدير العام.
ـ مراجعة المعاملات والملفات واستكمالها قبل عرضها على الرئيس /المدير العام.
ـ متابعة هذه المعاملات والملفات لدى السلطات المختصة.
ـ اعداد النصوص لاصدار تعليمات المديرية العامة.
ـ تحضير مراسلات الرئيس/المدير العام.
ـ تجميع المعلومات واعداد التقارير الفصلية والسنوية للمؤسسة التي يعرضها الرئيس/المدير العام على مجلس الإدارة.
ـ تأمين امانة سر اللجان التي يترأسها الرئيس/المدير العام.
ـ اعداد قسائم الشراء العائدة للمديرية العامة ومجلس الإدارة.
ـ تلقي المراجعات والشكاوى واحالتها إلى المراجع المعنية في المؤسسة وملاحقتها وابلاغ أصحاب العلاقة بالنتائج.
ـ رعاية شؤون الصيانة والتنظيفيات في المبنى الرئيس للمؤسسة.
ـ معالجة الشؤون الاعلامية على مختلف أنواعها المتعلقة بصورة خاصة بالحملات الاعلامية وبالأجوبة على منشورات الصحف والاذاعات فيما يعود لمهام المؤسسة وبتوعية المشتركين عن طريق التبليغ المباشر أو النشر في وسائل الاعلام.
ـ رعاية مختلف النشاطات الاجتماعية والثقافية للعاملين الهادفة إلى اعطاء صورة جيدة عن واقع المؤسسة.
ـ استلام وتوثيق وحفظ المستندات والمعاملات والوثائق والدراسات كافة العائدة للمؤسسة وتسليم نسخ عنها إلى الوحدات المعنية عند الحاجة.
ـ اعداد الدعوات لاجتماعات مجلس الإدارة وتبليغها.
ـ تحضير الملفات للمواضيع الواجب عرضها على مجلس الإدارة.
ـ اعداد محاضر الجلسات وتسجيلها وتبليغها.
ـ تنظيم التقارير ومشاريع القرارات الصادرة عن مجلس الإدارة واعداد المذكرات التنفيذية للقرارات المتخذة.
ـ تأمين أعمال التحرير والترجمة والاستنساخ والطباعة العائدة لمجلس الإدارة.
ـ مسك السجلات اللازمة للمحاضر والقرارات العائدة لمجلس الإدارة.
ـ متابعة تنفيذ قرارات مجلس الإدارة.