المادة 3

1 ــ عند إستلام الـمعاملة ومستنداتها من قبل الدائرة الـمالية الـمختصة، يُرسل النظام تلقائياً رسالة استلام (auto reply) يفيد أنه تمّ استلام الطلب.

2ــ تُـدقق الدائرة الـمالية الـمختصة في الـمستندات الـمرفقة، فإذا كانت غير مكتملة تقوم بإرسال بريد الكتروني تعلـم بموجبه الـمكلف أن الطلب الـمرسل لـم يتم تسجيله وفقاً للأصول بسبب النقص في الـمستندات وتحدد له الـمستندات الـمطلوبة من أجل استكمال عملية تسجيله، على أن يتمّ التواصل عند الحاجة مع الشخص الـمحدّد من قبل الـمكلف للتنسيق مع الإدارة.

3 ــ عند اكتمال الـمستندات تقوم الدائرة الـمالية الـمختصة بإرسال ايصال باستلام وتسجيل الطلب الى الـمكلف بالبريد الإلكتروني، وتطلب منه عند الحاجة الـمستندات الأصلية الواجب ضمها عند استلام الـمعاملة، ويعتبر حينها الطلب مسجّـلاً وفقاً للأصول من تاريخ إرسال الايصال.