المادة 4
أ- الحافظة: وهي الوعاء الذي يحتوي الاضبارات الماسكة للمستندات حسب مواضيعها.
ب- الاضبارة: وهي الفاصل الكرتوني المزود بماسكة للاوراق.
ج- المستندات: وهي الوثائق والاوراق التي تودع الملف.
د- الفهرس: وهو الدليل لجميع محتويات الملف.
- لكل من الفهرس ومحتويات الاضبارة سلسلة متواصلة من الارقام الى حين التوقف النهائي عن استعمال الملف.
- للاضبارة نفسها تعريف أبجدي بحيث تعطى كل اضبارة تتعلق بوضع من اوضاع الموظف حرفا ابجديا وفقا لما هو مبين على ظاهر الملف الشخصي.