ايداع الـمستندات الرسميه مستودع الـمحفوظات الوسطي في مؤسسة الـمحفوظات الوطنية.

بموجب الـمرسوم رقم 832 تاريخ 17 كانون الثاني 1978 انشـئت مؤسسة عامة تدعى مؤسسة الـمحفوظات الوطنية وتتمتع بالشخصية الـمعنوية وبالاستقلال الـمالي والاداري وتخضع لاحكام الـمرسوم رقم 4517 تاريخ 13/12/1972 الـمتعلق بالـمؤسسات العامة. ترتبط هذه الـمؤسسة برئاسة مجلس الوزراء وتخضع لوصايتها الادارية وتتولى الـمهام التالية: تنظيم وادارة الـمحفوظات والوثائق الوطنية بجميع اشكالها وانواعها، ولا سيما الـمدونات والـمواد الناتجة عن اعمال الدولة بقطاعيها العام والخاص وعن نشاطات الافراد، والـمستندات والـمواد التي تشكل تعبيرا اصليا وصادقا لتراث الـمجتمع.

وبموجب الـمرسوم رقم 1349 تاريخ 26/5/1978 عين اول مجلس ادارة لـمؤسسة الـمحفوظات الوطنية.

وقد عمد الـمجلس منذ تأليفه الى مباشرة مهامه ووضع خطة شاملة لتحقيق الاهداف التي انشـئت الـمؤسسة من اجلها. وقد عرض على مجلس الوزراء خطة ترمي الى تصوير الـمستندات الرسمية بطريقة الـميكروفيلـم ووافق الـمجلس عليها وعلى تخصيص الاعتمادات اللازمة لتنفيذها. وقد انجز مجلس الادارة تلزيم تصوير هذه الـمستندات وقد بدأت فعلا عملية التصوير.

ومن جهة أخرى وضع مجلس الادارة النظام الداخلي للـمؤسسة واقترن هذا النظام بتصديق رئيس مجلس الوزراء بموجب القرار رقم 6 تاريخ 2 شباط 1979 ونشـر فـي الجريدة الرسمية فـي العدد رقم 21 تاريخ 24/5/1979 .

وحيث ان الترتيبات التي اتخذت في مقر الـمؤسسة في بناية البيكاديللي في شارع الحمرا قد انجزت نهائياً واصبح بمقدور الـمؤسسة الانطلاق في عملها الذي يتطلب، وخاصة في الـمرحلة الاولى، كثيرا من الجهد والعمل سواء من قبل العاملين في الـمؤسسة أو في سائر الوحدات الادارية التي تعنى بشؤون الحفظ والـمحفوظات في الادارات العامة والـمؤسسات العامة والبلديات، ومن اجل تحديد الخطوات الاولى لبدء العمل، رأينا من الضروري التذكير ببعض الـملاحظات والتعليمات الـمتعلقة باصول العمل الـمطلوب اتباعها في مختلف الادارات العامة والـمؤسسات العامة والبلديات بالتنسيق مع مؤسسة الـمحوظات الوطنية من اجل ايداع الـمستندات والسجلات وسائر الـمواد التي تشكل تراثا وطنيا في مستودع الـمحفوظات الوسطي في مقر مؤسسة الـمحفوظات الوطنية:

اولا ــ بالنسبة للـمحفوظات الجارية التي لا تزال قيد التداول:

1 ــ نذكر هنا بأن اساس النجاج والابداع في العمل الاداري في هذا العصر انما يرتكز على التنظيم وعلى الاساليب والوسائل التقنية الحديثه لا سيما بعد ان توسعت النشاطات العامة وتشعبت الامر الذي انعكس على حجم الـمعاملات وعلى تنوعها فبات من الضروري مسايرة هذا التطور أو النمو ومواكبته بتطوير افضل في الطريق والوسائل لئلا نقع في التخلف وفي محاذير فقدان عناصر أساسية لكل عمل مستقبلي يرتكز في اهم ما يرتكز اليه على مقومات من الـماضي.

هذا الجانب التنظيمي وتلك الاصول والوسائل الحديثه من تصنيف وتوثيق وتصوير مصغر للـمستندات والـمراجع هي من اولى اختصاصات الجهاز الفني في مؤسسة الـمحفوظات الوطنية وبالامكان الاستفادة من خبرة العاملين في هذا الجهاز لتحسين طرق اعمال الحفظ والتوثيق في سائر الوحدات في القطاع العام، علـما بأن هذا التنظيم ينبغي ان يوضع في خدمة الاعمال القلـمية والـمحفوظات الجارية اي التي لـم تنتف الحاجة اليها ولـم تقفل كليا بعد.

2 ــ ان مؤسسة الـمحفوظات الوطنية سوف تتمكن في الـمستقبل القريب من اتمام تجهيز مشغل فني للعناية بترميم السجلات والـمستندات التي لحقها بعض التلف من جراء كثرة الاستعمال أو من جراء عوامل طبيعيه وغيرها وذلك ضمن خطة عمل مدروسة يراعى فيها الاولويات والحاجات الـملحة كما تتلاءم مع الامكانيات والتجهيزات الـمتوفرة لهذا الغرض.

ثانيا ــ بالنسبة للـمحفوظات التي خرجت من نطاق التداول واحيلت للحفظ بعد قفل ملفاتها:

ان الدور الذي اخذته مؤسسة الـمحفوظات الوطنية على عاتقها بالنسبة لهذا النوع من الـمحفوظات الادارية هو دورها الاساسي اذ ان الـمستودع الوسطي التابع لها قد انشئ خصيصا لاستقبال الـمحفوظات التي لـم تعد الادارات الرسمية بحاجة اليها أو اذا ما احتاجت الى بعضها يكون ذلك في الاحوال القليلة النادرة ويمكن عندئذ استرجاعها وهذه الـمحفوظات القديمة والـمتراكمه والتي تشغل مساحات واسعة هي الـمحفوظات الـمطلوب ايداعها في الـمستودع الوسطي مع مراعاة القواعد والاصول والاجراءات العملية التالية:

1 ــ تأليف لجان العمل:

تعتبر هذه اللجان الاداة التنفيذية الاساسية التي يقع على عاتقها تبعات رئيسية في مجال تصفية الـمحفوظات القديمه سواء باللجوء الى عمليات الاتلاف أو بتحديد آجال الحفظ أو تقرير ايداع تلك الـمحفوظات في الـمستودع الوسطي.

ونظرا لاهمية الدور الـملقى على عاتق لجان العمل الـمذكورة وللـمسؤوليات الجسام التي تتحملها فان تأليف هذه اللجان ينبغي ان يتم على النحو الآتي:

آ ــ يطلب من كل ادارة عامه أو مؤسسه عامه أو بلديه ان تبادر على الفور الى تشكيل لجنة عمل بموجب قرار يصدر عن الوزير أو الـمدير العام الـمختص أو وزير الوصاية بالنسبة للـمؤسسات العامة وعن الـمحافظ أو القائمقام بالنسبة للبلديات على ان تكون هذه اللجنه برئاسة موظف من الفئة الثانية على الاقل أو رئيس البلدية أو نائبه أو من يقع عليه اختيار الـمحافظ أو القائمقام بالنسبة للبلديات وعضوية موظفين اثـنين من الادارة الـمعنيه شرط ان يكون احدهما من العاملين في حقل الـمحفوظات وان يكلف احد العضوين باعمال أمانة سر اللجنة.

ب ــ ينضم الى هؤلاء ممثل عن مؤسسة الـمحفوظات الوطنية.

2 ــ بدء عمل اللجان والـمهمات الـمناطة بها:

قبل انضمام الـموظف الـمكلف من قبل مؤسسة الـمحفوظات الوطنية الى احدى لجان العمل (إذ ربما تأخر ذلك بعض الوقت بسبب اتساع حقول العمل( فان اللجنه عليها ان تنطلق بمجرد تشكيلها في عملية الجرد للـمحفوظات القديمه وتنقيتها من الشوائب ومن ثم فرزها بحسب الـمواضيع والتواريخ العائدة لها توطئة لاتخاذ الاجراء اللازم بشأنها فور اكتمال اللجنه بحضور مندوب الـمؤسسة. كما ان على اللجنة في هذا الوقت ان تباشر فـي وضـع اللائحه بآجال الـمحفوظات وفقا للنموذج رقم /1/ الـمرفق بهذا التعميم ووفقا للاصول الواردة في البند /3/ ادناه.

اما الـمهام الـمناطة بلجنة العمل بعد انضمام مندوب الـمؤسسة اليها فهي التالية:

ــ مراقبة تنظيم طرق ووسائل الحفظ الـمتبعة في العمرين الاول والثاني للـمحفوظات اي الحفظ الجاري والحفظ الـمؤقت.

ــ ضبط ونقل الـمحفوظات التي يمكن للادارة الـمعنية الاستغناء عنها وايداعها مؤسسة الـمحفوظات الوطنيه.

ــ تحضير جداول الايداع وضبطها ومراجعة اللوائح التي يتم ايداعها لـمؤسسة الـمحفوظات الوطنية.

ــ الاشراف على عمليات اتلاف الـمحفوظات التي لا فائدة ترجى منها والتي غالبا ما تكون نسخا ثانية لـمستندات اصلية أو غير ذات اهمية ادارية أو وثائقية أو تاريخية.

ــ تحديد درجة السرية للـمحفوظات ومدتها.

ــ اعداد تقارير سنوية حول نشاط وحدة الـمحفوظات في الادارة الـمعنية يجري تسليمها بنهاية شهر كانون الثاني من كل عام الى مؤسسة الـمحفوظات الوطنية بواسطة ممثل هذه الـمؤسسة ومراسلها لدى الادارة.

3 ــ في كيفية وضع لوائح بآجال الـمحفوظات:

ان اللوائح الخاصة بآجال الـمحفوظات التي سبقت الاشارة اليها في البند رقم 2 أعلاه يجب ان توضع موضع التنفيذ بموجب قرار يصدر عن الوزير أو من يكلفه بذلك نظرا لاهمية هذا الـموضوع.

ولبيان كيفية وضع تلك اللوائح نورد فيما يلي الـمعلومات الآتية:

تقسم الـمحفوظات الى ثلاثة اقسام وضمن آجال محدده وهي:

الحفظ الجاري: أي حفظ الـمحفوظات النشيطه.

الحفظ الـمؤقت: وهو ما يعود للـمحفوظات التي لـم يعد هناك من حاجة للادارة للرجوع اليها الا بصورة عرضيه ــ اي الارشيف التحضيري ــ.

الحفظ الدائم: وهو ما يتعلق بحفظ جميع الـمصادر التاريخية وهو ما نعني به الارشيف، أو الوثائق التاريخية.

فانطلاقا من هذا الـمفهوم يجب تحديد العمر الارشيفي لكل مستند ومكان حفظه، مثلا هناك أوراق لا يتوجب الاحتفاظ بها لاكثر من 3 ــ 5 سنوات وبعد انقضاء هذه الـمدة تفقد كل فائدة وبالتالي يجب وضع اشارة الى ضرورة اتلافها عند ذكرها في اللائحة موضوع هذا البند.

وفيما يلي بعض الافكار التي تساعد على حصر الفائدة من الـمستندات بغية الاسترشاد بها عند وضع اللوائح موضوع البحث.

آ ــ الـمحفوظات الـمستديمة التي يجب نقلها الى مستودعات الارشيف الوطني:

هذه الـمحفوظات تشتمل على نصوص قانونية وتنظيمية وجميع السجلات والدفاتر والاوراق والـمستندات التي تتضمن مبادئ الالتزامات والاتفاقيات التي تتعلق بمكلية الدولة والافراد أو بالصالح العام أو تكون ذات اهمية تاريخية لا يستغنى عنها أبدا.

ب ــ الـمحفوظات الـمؤقتة أو الارشيف التحضيري:

وتشتمل على السجلات والدفاتر والاوراق والـمستندات التي تكون اجراءاتها الادارية والقانونية قد تمت وقفلت ملفاتها ولكن تدعو الحاجة للرجوع اليها خلال مدة معينة تتراوح وفقا لأهمية هذه الـمستندات بين 20 عشرين الى 30 ثلاثين سنة على ان تحفظ في الادارة التي انتجتها زهاء عشرين عاما ثم تحال بموجب جداول وتحفظ في الـمستودعات الوسطية لـمؤسسة الـمحفوظات الوطنية لاكمال الـمدة الـمقررة لها. ثم تفرز بعد ذلك بحيث يتقرر اتلاف ما يتبين انه بغير ذي فائدة أو يؤخذ ميكروفيلـم قبل اتلاف البعض الآخر وما يتبقى يضم الى الارشيف الوطني الدائم.

جـ ــ الـمحفوظات الـمستغنى عنها نهائيا:

اما السجلات والدفاتر والاوراق والـمستندات التي لا تدعو الحاجة للرجوع اليها ولا يرجع اليها مطلقا بعد الانتهاء من العمل بها فانها تحفظ في مستودعات الادارة التي انتجتها زهاء خمس سنوات ثم تتلف بعد ذلك بموجـب جـداول توضع لهذه الغاية (يراجع النموذج رقم /2/ الـمرفق بهذا التعميم(.

ويحظر اتلاف أية مستندات دون مراعاة القواعد والاصول الـمبينة اعلاه.

4 ــ في اصول ايداع الـمحفوظات الـمؤقتة لدى مؤسسة الـمحفوظات الوطنية:

يقوم الـمكلفون بشؤون الـمحفوظات في الادارة الـمعنية خلال شهر كانون الاول من كل عام بمراجعة الـمحفوظات وفقا للائحة آجال الحفظ لاستخراج ما انقضت الـمدة الـمقررة لحفظه سواء للاستغناء عنه نهائيا اي لاتلافه أو لدفعه الى مؤسسة الـمحفوطات الوطنية ويتم الايداع وفقا للروزنامة الـمرفقة بهذا التعميم.

يوضع جدول الايداع بعد اعداده من قبل الـموظف الـمختص وموافقة لجنة العمل (النموذج رقم 3) ثم توضع الـمستندات في اكياس ممهورة بشارة مؤسسة الـمحفوظات الوطنية التي تسلـم مع بطاقات جرد مفردات كل كيس. (النموذج رقم 4)

يجب ان تتم الـمطابقة بين مضمون جدول الايداع ومجموع مفردات طاقات الجرد الافرادية.

وفي حال عدم وجود وسائل نقل لدى الادارات تؤمن مؤسسة الـمحفوظات الوطنية هذه الوسائل ثم يقوم مندوب الادارة الـمعنية بتسليم الـمحفوظات مع جداولها الى الـموظف الـمعين من قبل الـمؤسسة ويقوم هذا الاخير باستلام النسخة الاساسية للجدول ويوقع على الثانية كاشعار بالاستلام، وتعاد الى الادارة صاحبة العلاقة.

ثالثا: في مجمل الـملاحظات الـمفيدة والاجراءات العاجلة لوضع هذا التعميم موضع التنفيذ:

1 ــ الـملاحظات:

آ ــ تبقى الـمستندات الـمودعة في الـمستودع الوسطي ملكا للادارة الـمعنية التي اودعتها.

ب ــ سوف يقوم بالعمل في مؤسسة الـمحفوظات الوطنية مجموعة حافظين لبنانيين تابعوا دورات تدريبية في الخارج وبعض الـمتطوعين من طلاب كلية الاعلام والتوثيق في الجامعة اللبنانية وذلك بمعاونة استاذة مادة الارشيف في هذه الكلية.

جـ ــ تعتمد مؤسسة الـمحفوظات الوطنية في تحضير العناصر البشرية الـمتخصصة واعداد التجهيزات الفنية على مساعدة منظمة الاونيسكو وبعض الدول الصديقه.

2 ــ في الاجراءات العاجلة لوضع هذا التعميم موضع التنفيذ:

آ ــ الاسراع في تأليف لجان العمل وايداع مؤسسة الـمحفوظات الوطنية نسخا عن قرارات التعيين في مهلة اقصاها شهر واحد من تاريخه.

ــ الاتصال بالـمؤسسة الـمذكورة يكون بصورة مؤقتة بواسطة مدير عام الشؤون الفنية في رئاسة مجلس الوزراء في السراي. رقم الهاتف /221620/، أو مباشرة مع الـمؤسسة في مقرها في بناية البيكاديللي على ارقام الهاتف التالية: 342421 ــ 344941 ــ 345854

ب ــ الـمباشرة في وضع اللوائح بآجال الـمحفوظات في حال عدم وجود مثل هذه اللوائح من قبل.

جـ ــ التوقف عن كل عمل يتعلق بأعمال اتلاف الـمحفوظات اذا كان ذلك يتنافى مع القواعد الـمبينة أعلاه.