المادة 8

أنواع الحفظ وأمكنته:

أ ـ الحفظ الجاري:

تحفظ الوثائق التي يتم الرجوع إليها باستمرار في أماكن إنشائها، أو حيث يجري العمل عليها إلى حين انتفاء الحاجة الدائمة للعودة إليها.

ب ـ الحفظ الوسيط:

تفرز الوثائق بعد انتهاء مدة الحفظ الجاري ويصار إلى اتلاف ما لا حاجة له بعد التأكد من ذلك، وتحفظها الإدارة مركزيا لمدة يتم تحديدها وفقا للحاجة.

ج ـ الحفظ النهائي:

تفرز الوثائق بعد انتهاء مدة الحفظ الوسيط التي حددتها الإدارة وذلك تمهيدا لـ:

1 ـ تسليم الوثائق ذات القيمة الهامة أو التاريخية فتسلم إلى المؤسسة التي تحفظها بصورة نهائية ولمدة غير محددة، وفقا لشروط الحفظ المعمول بها دوليا.

2 ـ إتلاف الوثائق التي سقطت قيمتها لمرور الزمن على إنشائها وحفظها.