المادة 14
دائرة الصفقات والمشتريات:
تتولى المهام الأساسية التالية:
ـ استلام طلبات التموين (الكميات ـ المواصفات ـ المهل) من معدات وقطع غيار وتجهيزات على اختلاف أنواعها وطلبات التجهيزات المكتبية والمفروشات واللوازم الواردة من مختلف وحدات المؤسسة والعمل على تأمين شرائها.
ـ تصنيف الطلبات واستكمال المعلومات الأولية عنها بالتنسيق مع دائرة المخازن حول الكميات المتوفرة منها وابلاغ هذه المعلومات إلى دائرة التصميم والدروس لوضع مواصفاتها ودفاتر الشروط العائدة لها.
ـ اعداد دفاتر الشروط الخاصة بكل صفقة بالتنسيق مع الوحدات المعنية في المؤسسة، واتمام عمليات الشراء في الوقت المناسب.
ـ القيام بكافة التبليغات والمراسلات والاتصالات مع المتعهدين والموردين.
ـ الاعلان عن مواعيد فض عروض الصفقات.
ـ استلام العروض من لجنة المشتريات والتدقيق في مطابقتها لمواصفات دفاتر الشروط ومقارنة الأسعار ووضع محاضر بهذا الشأن وذلك بالاشتراك مع الوحدة المعنية.
ـ احالة محاضر الصفقات إلى المرجع الصالح للبت بها ومن ثم متابعة اجراءات التصديق عليها.
ـ اصدار قسائم وكتب الطلبات وارسالها إلى المتعهدين والموردين الذين ترسو عليهم الصفقة.
ـ اجراء المعاملات اللازمة لمتابعة الصفقة بعد التصديق عليها ولغاية تسليمها إلى دائرة مراقبة التنفيذ.
استقصاء الأسعار الرائجة في الأسواق للحصول على أفضل الأسعار وأفضل المواصفات لتأمين المشتريات الصغرى الضرورية لحسن سير العمل وتقييم العروض العائدة لها.
ـ متابعة عملية شراء المشتريات الصغرى لدى الموردين والمتعهدين بما في ذلك متابعة التسليم لدى المخازن.
ـ القيام بمهام امانة سر لجنة المشتريات.
ـ اعداد التقرير السنوي للدائرة.