المادة 5
مادة 5:
يشرف على المحفوظات العامة امين محفوظات يعاونه امين محفوظات معاون ومحرر.
- يشترط في تعيين امين المحفوظات العامة ان يكون حائزا شهادة جامعية وان يكون مارس المحفوظات خمس سنوات على الاقل.
- يشترط في تعيين امين المحفوظات المعاون ان يكون حائزا شهادة جامعية وان يكون قد مارس شؤون المحفوظات سنتين على الاقل.
- يقوم امين المحفوظات وامين المحفوظات المعاون بالاعمال التالية وفقا للقوانين والانظمة والتعليمات المرعية والاصول المعروفة:
- جمع المحفوظات من معاهدات واتفاقيات دولية ووثائق دبلوماسية ومراسلات وتقارير عائدة لوزارة الخارجية والمغتربين
- تحليل هذه المحفوظات وتصنيفها وترتيبها وتحديد وسائل خزنها وصيانتها وطرق استعمالها.
- وضع وتجديد اللوائح والفهارس التي تصف وتحلل هذه المحفوظات وتسهل مراجعتها
- وضع المحفوظات تحت تصرف اصحاب العلاقة وتأمين النسخ المطلوبة
- تقييم المحفوظات ومدى ضرورة الحفاظ عليها ومدة الحفظ وذلك بعد موافقة رئيس المركز.
- درس حالة الوثائق المادية وتحديد طرق المحافظة على المعلومات التي تحتوي عليها بنسخها او تصويرها او بغير ذلك من الوسائل.
- الاشراف على تنسيق المحفوظات الخاصة بسائر وحدات الوزارة باستثناء المحفوظات المالية والادارية والقنصلية والمحفوظات المتعلقة بشؤون المغتربين.
- القيام بكل ما تتطلبه تأدية هذه المهمات من اعمال ادارية وقلمية.