تكليف المديرية العامة للاحوال الشخصية باستنساخ سجلات النفوس

تكلف المديرية العامة للاحوال الشخصية استنساخ سجلات نفوس الاماكن المحددة اسماؤهم في الجدول الملحق بهذا المرسوم وسجلات نفوس اماكن اخرى تحدد كلما دعت الحاجة بقرارات تصدر عن وزير الداخلية بناء على اقتراح مدير عام الاحوال الشخصية بعد اخذ رأي ادارة الابحاث والتوجيه.

وتكلف هيئة التفتيش المركزي بتأمين مراقبة هذا الاستنساخ.

تحدد بقرار من وزير الداخلية بناء على اقتراح المدير العام للاحوال الشخصية:

1) اسماء الموظفين الذين سيكلفون القيام بعمل الاستنساخ ومراقبة هذا الاستنساخ من داخل الادارة.

2) نموذج السجل والورق اللذين سيعتمدان في الاستنساخ.

3) نوع الحبر غير قابل للمحو الواجب استعماله.

يجري عمل الاستنساخ والمراقبة الداخلية كما يلي:

1) تجمع قيود العائلة الواحدة التي كانت مبعثرة في السجلات القديمة في خانة واحدة في السجلات الجديدة.

2) عندما يكون احد القيود ناقصا بجزء منه او غير مقروء بسبب الاهتراء يتم استكمال هذا الجزء الناقص بالرجوع الى الوثائق الثبوتية الاساسية التي جرى القيد المذكور على اساسها. وفي هذه الحال تضم الى السجن الاساسي القديم نسخة عن الوثائق المذكورة التي يجب ان تتضمن, بالاضافة الى محتوياتها الاساسية, التاريخ الذي جرى فيه الرجوع اليها والتصريح بمطابقتها على القيد العائدة له موقعا من قبل الموظف المعني.

3) تترك بين القيد الاخير في خانة كل عائلة والقيد الاول لخانة العائلة التي تليها فسحة بيضاء تحدد اهميتها بقرار من وزير الداخلية بناء على اقتراح مدير عام الاحوال الشخصية.

4) يوقع الموظفون المكلفون بعمل الاستنساخ والمراقبة, في اخر خانة كل عائلة, على صحة العمل الذي اجروه, وذلك وفقا لاصول تحدد بقرار من وزير الداخلية بناء على اقتراح مدير عام الاحوال الشخصية.

5) بعد اجراء الاستنساخ, تتولى عدد الفرق اللازمة مؤلفة كل منها من موظف من الفئتين الثانية او الثالثة ومن موظف من الفئة الرابعة تابعين للمديرية العامة للاحوال الشخصية, القيام بعمل المراقبة والتدقيق في داخل الادارة المذكورة للتأكد من صحة القيود في السجلات الجديدة على قيود السجلات القديمة-او قيود الوثائق الاساسية, عند الاقتضاء. تجري عملية التدقيق والمراقبة الداخلية على النحو التالي:

آ) يقوم موظف الفئة الرابعة بقراءة القيود, في السجل الجديد, كلمة فكلمة وعلى صوت عال, بينما يتابع موظف الفئة الثالثة مطابقة هذه القيود على السجل القديم ولا يجوز لاي من هذين الموظفين ان يكون قد اشترك في عمل استنساخ السجل المدقق.

ب ) اذا تبين وجود نواقص في الاستنساخ تضاف الكلمة او الكلمات الناقصة في المكان المناسب من السجل الجديد ويذكر فورا في خانة الملاحظات , مقابل السطر المصحح العبارة التالية:

"...(كذا كلمات مضافة وفقا للسجل الاساسي او وفقا للوثيقة الثبوتية الاساسية -على ان يذكر نوع الوثيقة ورقمها وتاريخها).

يوقع الموظفان المكلفان بعمل المراقبة والتدقيق فورا تحت هذه العبارة ويؤرخانها.

ج) اما اذا تبين وجود خطأ في الاستنساخ فيتوجب على الفور شطب القيد موضوع الخطأ بالحبر الاحمر بشكل يبقى معه مقروءا, واستبداله بالقيد الصحيح, ثم تدون في خانة الملاحظات مقابل السطر الذي جرى تصحيحه العبارة التالية:

"...(كذا) كلمات مشطوبة لاغية والصح هو...(كذا) "تذكر العبارة الصحيحة).

تعرض صحة مطابقة قيود السجلات الجديدة على قيود السجلات القديمة وحسن تنفيذ عمل المراقبة والتدقيق الداخلي المشار اليه في المادة الثالثة على مراقبة اضافية من خارج المديرية العامة للاحوال الشخصية تجري ضمن الشروط التالية:

1- يتولى هذه المراقبة الاضافية مفتشان تابعان لهيئة التفتيش المركزي يعينان بقرار من رئيس هيئة التفتيش المركزي, يعمل المفتشان المذكوران خارج اوقات الدوام بمعدل 4 الى 5 ساعات في الاسبوع.

2 - يبدأ المفتشان اولا باجراء كشف سريع على كافة السجلات المستنسخة والتدقيق في كل صفحة من صفحاتها لجهة مراعاة الترتيب العام وسهولة قراءة الخط والنظافة والوضوح في القيود المنقولة والتأكد من وجود كافة التواقيع المفروضة في نهاية خانة كل عائلة.

3 - يقوم المفتشان بعد ذلك بالتدقيق الدقيق في صحة القيود المستنسخة وذلك باتباع طريقة سبر الغور التي يجب ان تشمل 10 بالمئة على الاقل من مجموع القيود المدونة في السجل وعلى ان يمتد اختيار هذه النسبة على كافة محتويات السجل. يجري التدقيق على اساس المقارنة العلنية بين النص المستنسخ والنص القديم, وذلك بأن يتولى احدى المفتشين قراءة قيود السجل القديم او قيود الوثائق الثبوتية الاساسية, عند الاقتضاء وان يتتبع المفتش الثاني هذه المقارنة على السجل الجديد كلمة فكلمة.

4 - اذا تبين من خلال هذه المراقبة الاضافية وجود خطأ او نواقص في الاستنساخ يجري تصحيخ هذا الخطأ واستدراك النواقص فورا, وفقا لما هو منصوص عليه في المادة الثالثة-الفقرة الرابعة المقطعين ب وج اعلاه.

5- يضع المفتشان بعدئذ محضرا بالواقع لكل سجل وعلى نسختين يضمنانه مجموع عدد القيود الذي يحتويها السجل ومجموع عدد القيود الذي جرى تدقيقها بطريقة سبر الغور وعدد الاخطاء المكتشفة عند الاقتضاء والمصححة في سياق المراقبة الاضافية وسائر الملاحظات الهامة التي يكونان قد استنتجاها من خلال عمليتي الاستنساخ والمراقبة الداخلية. تودع نسخة عن هذا المحضر في المديرية العامة للاحوال الشخصية التي تتولى اعطاءه النتيجة اللازمة ثم تحفظه في محفوظاتها وتودع النسخة الثانية في محفوظات هيئة التفتيش المركزي.

6- يوقع المفتشان في اخر صفحة من السجل المدقق, على صحة القيام بعمل المراقبة الاضافية الذي اجرياه وذلك وفقا لاصول تحدد بقرار من وزير الداخلية بناء على اقتراح مدير عام الاحوال الشخصية.

تحفظ السجلات الاساسية القديمة بكل دقة وعناية في ديوان المديرية العامة للاحوال الشخصية, ضمن خزائن معدنية واقية للرطوبة والعوامل الطبيعية, ويعتبر رئيس الديوان مسؤولا عن حفظها وصيانتها.

يتولى المدير العام للاحوال الشخصية تطبيق احكام هذا المرسوم, على ان يطلع في الخامس عشر من الشهر الاول من كل فصل رئاسة مجلس الوزراء (الاصلاح الاداري) على عدد السجلات المستنسخة والمدققة.

ينشر ويبلغ هذا المرسوم حيث تدعو الحاجة.