المادة 4

تعرض صحة مطابقة قيود السجلات الجديدة على قيود السجلات القديمة وحسن تنفيذ عمل المراقبة والتدقيق الداخلي المشار اليه في المادة الثالثة على مراقبة اضافية من خارج المديرية العامة للاحوال الشخصية تجري ضمن الشروط التالية:

1- يتولى هذه المراقبة الاضافية مفتشان تابعان لهيئة التفتيش المركزي يعينان بقرار من رئيس هيئة التفتيش المركزي, يعمل المفتشان المذكوران خارج اوقات الدوام بمعدل 4 الى 5 ساعات في الاسبوع.

2 - يبدأ المفتشان اولا باجراء كشف سريع على كافة السجلات المستنسخة والتدقيق في كل صفحة من صفحاتها لجهة مراعاة الترتيب العام وسهولة قراءة الخط والنظافة والوضوح في القيود المنقولة والتأكد من وجود كافة التواقيع المفروضة في نهاية خانة كل عائلة.

3 - يقوم المفتشان بعد ذلك بالتدقيق الدقيق في صحة القيود المستنسخة وذلك باتباع طريقة سبر الغور التي يجب ان تشمل 10 بالمئة على الاقل من مجموع القيود المدونة في السجل وعلى ان يمتد اختيار هذه النسبة على كافة محتويات السجل. يجري التدقيق على اساس المقارنة العلنية بين النص المستنسخ والنص القديم, وذلك بأن يتولى احدى المفتشين قراءة قيود السجل القديم او قيود الوثائق الثبوتية الاساسية, عند الاقتضاء وان يتتبع المفتش الثاني هذه المقارنة على السجل الجديد كلمة فكلمة.

4 - اذا تبين من خلال هذه المراقبة الاضافية وجود خطأ او نواقص في الاستنساخ يجري تصحيخ هذا الخطأ واستدراك النواقص فورا, وفقا لما هو منصوص عليه في المادة الثالثة-الفقرة الرابعة المقطعين ب وج اعلاه.

5- يضع المفتشان بعدئذ محضرا بالواقع لكل سجل وعلى نسختين يضمنانه مجموع عدد القيود الذي يحتويها السجل ومجموع عدد القيود الذي جرى تدقيقها بطريقة سبر الغور وعدد الاخطاء المكتشفة عند الاقتضاء والمصححة في سياق المراقبة الاضافية وسائر الملاحظات الهامة التي يكونان قد استنتجاها من خلال عمليتي الاستنساخ والمراقبة الداخلية. تودع نسخة عن هذا المحضر في المديرية العامة للاحوال الشخصية التي تتولى اعطاءه النتيجة اللازمة ثم تحفظه في محفوظاتها وتودع النسخة الثانية في محفوظات هيئة التفتيش المركزي.

6- يوقع المفتشان في اخر صفحة من السجل المدقق, على صحة القيام بعمل المراقبة الاضافية الذي اجرياه وذلك وفقا لاصول تحدد بقرار من وزير الداخلية بناء على اقتراح مدير عام الاحوال الشخصية.