المادة 4
مادة 4: يتولى الديوان: أ- الشؤون الادارية: الاعمال الخاصة بمجلس النواب - مكاتبات الوزير والامين العام ومخابراتهما- مقابلاتهما مع غير الدبلوماسيين- ملاحظة المعاملات المستعجلة- مراقبة تنفيذ النظام والتعليمات وتلقي المراجعات . ب - البريد: تسجيل البريد الوارد والصادر- توزيع البريد الوارد على مختلف الدوائر- مراقبة توزيع البريد الصادر- الحقيبة الدبلوماسية. ج- الترجمة والتعريب : ترجمة وتعريب الرسائل والتقارير وسائر الوثائق الخاصة بالديوان ودوائر الوزارة كافة. د- المحفوظات والمكتبة: تنظيم المحفوظات في المديريات والدوائر والاشراف عليها- شراء الكتب للمكتبة- ترتيبها- تنظيم فهرس لها- ترتيب الكتب والمجلات والخرائط وصيانتها- نظام مطالعتها. ه- الطباعة: تأمين طباعة جميع المراسلات والمعاملات في الوزارة- اعمال الاستنساخ. و- شؤون الموظفين: اعداد ملفات المرشحين للوظائف واستكمال المعلومات عنهم- تهيئة الامتحانات - اجراء المعاملات المختصة بتعيين الموظفين وتثبيتهم ونقلهم وترقيتهم ومنحهم الاجازات وصرفهم من الخدمة واحالتهم على التقاعد وكل ما له علاقة بحياتهم المسلكية بالاشتراك مع دائرة المحاسبةتنظيم اضبارات الموظفين- في الادارة المركزية والسلك الخارجي ابلاغ المراسيم الخاصة بالموظفين واوراق الاعتماد وبرآات التعيين- الاجازات ومراقبة انطباقها على النظم العامة والتعليمات الوزارية- اعداد اوامر السفر والانتقال ومراقبة تطبيق التعليمات الوزارية بشأنها- مراقبة تطبيق التعليمات الوزارية عامة. ز- اللوازم: اعداد بيان ما نحتاج اليه الادارة المركزية من اثاث وادوات ولوازم- توزيع اللوازم المكتبية على الدوائر المركزية بموجب بيانات موقعة من رئيس الدائرة المستلممسك سجلات للموجودات في- الادارة المركزية والبعثات والحرص على ان تعطى ارقاما متسلسلة وتختم بخاتم الوزارة.