المادة 1
مع مراعاة احكام القوانين والانظمة المرعية الاجراء فيما يتعلق بأصول تنظيم حسابات المؤسسات التجارية, على هيئات الضمان الخاضعة لاحكام القانون الصادر بالمرسوم رقم 9812
تاريخ 4/5/1968 ان تمسك سنويا لكل فرع من فروع الضمان المرخص بها للهيئة سجلات مجلدة وذات صفحات مرقمة وممهورة من قبل محكمة التجارة المختصة وفقا لما يلي:
أ- سجل الاصدارات :
تدون فيه على التوالي, حسب ارقامها وتواريخها, عقود الضمان واعادة الضمان عند اصدارها, وكذلك ملاحق العقود وتجديدها.
تدرج في هذا السجل البيانات التالية على الاقل:
1- رقم العقد وتاريخه.
2- اسم المضمون.
3- محل اقامته.
4- موضوع الضمان.
5- مدته (بدء سريانه وتاريخ انتهائه)
6- قيمة الضمان المعطاة.
7- قيمة القسط (بدل التأمين) وتاريخ تسديده.
8- نوع التغطية.
9- اسم الوسيط ورقمه.
10- اسم وسيلة النقل ورقم الرحلة فيما يتعلق بضمان النقل.
11- الرسم البلدي.
12- رسم الطابع المالي المقطوع والنسبي.
13- ملاحظات .
وفيما يتعلق بالملاحق فتدرج في السجل البيانات التالية:
1- رقم الملحق وتاريخه.
2- رقم العقد الذي يعود اليه الملحق.
3- اسم المضمون.
4- محل اقامته في حال تغييره بعد تاريخ تنظيم العقد.
5- موضوع الملحق.
6- قيمة العلاوة او الاسترداد وتاريخ تسديدها.
7- ملاحظات.
ب- سجل المطالبات:
تدون فيه جميع المطالبات او التصريحات المتعلقة بالخسائر والاضرار موضوع الضمان وذلك فور ابلاغها الى الهيئة.
يجب ان تدرج فيه البيانات التالية على الاقل:
1- الرقم المتسلسل للمطالبة وتاريخ تقديمها.
2- رقم عقد الضمان وتاريخ اصداره.
3- نوع التغطية.
4- اسم المضمون.
5- موضوع الضمان.
6- قيمة الضمان المغطاة.
7- تاريخ وقوع الحادث .
8- بيان الخسائر والاضرار واسم الخبير القانوني الذي قام بتقديرها.
9- سبب الخسائر والاضرار.
10-القيمةالتقديرية للخسائر والاضرار.
11- اسم وسيلة النقل ورقم الرحلة وتاريخ الوصول (فيما يتعلق
بضمان النقل).
12- المدفوعات والاستردادات بترتيب تواريخها.
13- المستند الحسابي العائد للتسديد.
14- بيان الكلفة الاجمالية للمطالبة بعد التسديد.
15- في حال انتهاء المطالبة بدون تسديد تذكر النتيجة التي آلت اليها والاسباب.
فيما يتعلق بعقود الضمان على الحياة او تكوين الاموال, تعتبر
بمثابة المطالبات المبينة في الفقرة (ب) الحالات التي تلزم فيها الهيئة بصرف مبلغ ما, سواء كان ذلك بسبب تصفية العقد او انتهاء مدته او اي سبب اخر وتعتبر مطالبات كذلك جميع المدفوعات الدورية المترتبة على الهيئة للمضمونين لديها.
وفي مطلع كل سنة مالية ترحل في هذا السجل, حسب ترتيبها التاريخي كافة المطالبات التي لم تنته تسويتها خلال السنة السابقة, مع سائر البيانات المذكورة اعلاه, لا سيما القيمة التقديرية لكل مطالبة او الرصيد الذي لم يسدد بعد, وذلك وفقا لاحكام المادة 23 من قانون تنظيم هيئات الضمان.
ج- سجل القروض:
تدون فيه القروض الممنوحة على عقود الضمان الحياة او تكوين
الاموال, يجب ان تدرج فيه البيانات التالية على الاقل:
1- رقم القرض وتاريخه.
2- رقم عقد الضمان العائد اليه القرض وتاريخ بدء سريانه.
3- نوع عقد الضمان
4- اسم المضمون
5- محل اقامة المضمون في حال تغييره بعد تاريخ تنظيم العقد.
6- قيمة الاسترداد بتاريخ منح القرض
7- قيمة القرض
8- نسبة الفائدة وقيمتها.
9- قيمة اقساط القرض في حال تقسيطه.
10- تاريخ التسديد النهائي للقرض.
د- سجل حصص الارباح:
يتعلق بعقود ضمان الحياة او تكوين الاموال المتضمنة حق الاشتراك بالارباح او حق الاستهلاك او التي يجري السحب
عليها على غرار اليانصيب.
وتدرج في هذا السجل البيانات التالية على الاقل:
1- رقم العقد
2- تاريخ بدء سريان العقد
3- اسم المضمون.
4- قيمة الحصة العائدة للمضمون او المبلغ الذي يستحقه بنتيجة السحب.
5- تاريخ التسديد.
6- كيفية التسديد.
وفي مطلع كل سنة مالية ترحل في هذا السجل البيانات الخاصة بالحصص او استحقاقات السحوب التي لم تدفع الى مستحقيها لغاية نهاية السنة المالية السابقة وفي هذه الحالة يكون لها احتياطي وفقا للفقرة الثالثة من المادة 23 من قانون تنظيم هيئات الضمان.