المادة 5
الدائرة الادارية :
تتولى الدائرة الادارية المهام التالية:
أ - الشؤون الادارية، وتشمل:
- استلام البريد وتسجيله، وتأمين توزيعه بالسرعة اللازمة.
- تسجيل البريد الصادر عن الصندوق وارساله.
- اعمال التحرير الادارية وسائر الاعمال القلمية.
- اعمال الاستكتاب والاستنساخ العائدة لها.
- تأمين توزيع المخابرات الهاتفية في المؤسسة.
- حفظ الملفات والاوراق والمستندات الادارية والمعلوماتية بشكل يسهل الرجوع اليها.
- اعداد دفاتر الشروط المتعلقة بشراء اللوازم والمواد وغيرها من المشتريات.
- تعهد المبنى وتأمين حاجاته ونظافته وحراسته وصيانته والاشراف على صيانة التجهيزات والمفروشات الموجودة بداخله.
- تلقي المراجعات والشكاوى والملاحظات وإحالتها الى المراجع المختصة،
وترقب نتائجها بغية تدوينها وإبلاغها عند الاقتضاء الى اصحاب العلاقة،وعرض السجل الخاص على المدير العام بالتسلسل الاداري.
ب - شؤون المستخدمين،
وتشمل:
- اعداد المعاملات المتعلقة بالتعيين والترفيع والترقية والنقل والاجازات والتأديب والصرف من الخدمة وسوى ذلك.
- تحضير جداول التدرج.
- تنظيم وحفظ الملفات الشخصية للمستخدمين والعاملين في المؤسسة.
- وبصورة عامة جميع المعاملات التي لها علاقة بشؤون المستخدمين وأنظمة العاملين في المؤسسة.
ت - شؤون المعلوماتية،
وتشمل:
- وضع واقتراح أنظمة المعلوماتية والبرامج والتطبيقات اللازمة لجميع اعمال الصندوق وتحديثها.
- صيانة أجهزة المعلوماتية وبرامجها وإعداد لائحة بحاجات الصندوق على صعيد الأجهزة والبرامج.
- إدارة شبكة المعلوماتية وتوسيعها وربط المستخدمين بالشبكة.
- تدريب العاملين في المؤسسة على استعمال أجهزة الكومبيوتر وبرامجها.
المهام في حقل التوثيق والمحفوظات:
- ارشفة وحفظ الاوراق والملفات والمستندات والوثائق الخاصة بالصندوق.
- تنظيم المحفوظات العائدة للصندوق وتصنيفها وترتيبها وتحديد وسائل خزنها وصيانتها.
- وضع وتجديد اللوائح والفهارس التي تصف المحفوظات وتسهل مراجعتها. -تقويم المحفوظات بصورة دورية والنظر في مدى الحاجة للحفاظ عليها ومدة الحفظ.
- درس حالة الوثائق والمستندات وتحديد طرق المحافظة على المعلومات التي تحتوي عليها بنسخها أو تصويرها أو ارسالها الى مؤسسة المحفوظات الوطنية.
- تنظيم عملية ارسال المحفوظات التي مضت عليها فترة زمنية محددة الى مؤسسة المحفوظات الوطنية ووضع الفهارس العائدة لذلك بالتنسيق مع المؤسسة المذكورة.
- اعداد واصدار النشرات وسائر المطبوعات الصادرة عن الصندوق.
ث - الشؤون القانونية،
وتشمل:
- وضع مشاريع نصوص الاتفاقات والعقود بصيغتها القانونية.
- تقديم المشورة القانونية والدراسات التنظيمية.
- إبداء الرأي القانوني في العقود والاتفاقات التي تنوي المؤسسة توقيعها مع أي جهة كانت، وسائر القضايا التي تعرض عليها.
- الإهتمام بالدعاوى التي تقام على المؤسسة أو التي تقيمها على الغير.