المادة 5

تقوم «هيئة إدارة الـمشاريع لخطط التطوير» بمهام مكتب إدارة الـمشروعات؛ وهي التالية:

1. إعداد منهجية إدارة الـمشاريع: وذلك بتحديد إجراءات وكيفيات: إدارة الـمشاريع من الفكرة الى الإنجاز والتسليم، ووضع أصول التلزيم للشركات الـمتخصصة ونظم لذلك، والـموافقة على الـمشاريع، والبدء بالـمشاريع، والتخطيط للـمشاريع، وإدارة ومراقبة الـمشاريع.

2. وضع «وثيقة مشروع» لكل من الـمشروعات الـمطلوبة؛ وعرضها على اللجان الـمختصة في الـمجلس الشرعي للـموافقة عليها.

3. اقتراح الفريق أو الشركة الـمطالب بتنفيذ مشروع معين بعد استلام تفصيلات العرض، ومعرفة الجهاز الفني والتأكد من مؤهلاته العلـمية وخبراته العملية قبل اعتماده.

4. الـمواكبة والإشراف على سير العمل في كل مشروع من الـمبادرة الى الإغلاق ويشمل ذلك:

1) دراسة الخطط التنفيذية والتفصيلية لأجزاء الـمشروع الـمختلفة وإبداء الـملاحظات عليها واقتراح التعديلات الـمناسبة عليها واعتمادها بعد الـموافقة عليها وفقا للأصول.

2) الإشراف على تنفيذ الـمشروع في مراحله الـمختلفة طبقا للشروط والـمواصفات والـمخططات التنفيذية.

3) متابعة سير التنفيذ للـمشاريع بالتأكد من مطابقتها للخطط والـمحددات التي تم إعدادها، والبرنامج الزمني والتكلفة الـمالية الـمتفق عليهما.

4) متابعة أداء الـمشاريع: وذلك بمتابعة مدراء الـمشاريع مع متابعة مؤشرات أداء الـمشاريع على نظام إدارة الـمشاريع، والحرص على مطابقتها للشروط والـمواصفات.

5) وضع وسائل متابعة الـمشاريع من نماذج وقوالب منظمة ومعدة دوريا بالإضافة الى استخدام أدوات تقنية أو برامج خاصة بالـمتابعات.

6) الرقابة على الامتثال لـمعايير إدارة الـمشاريع وسياساتها وإجراءاتها ونماذجها.

7) تقييم كل مشروع (تحقيق الأهداف، تحقيق استراتيجيات الـمؤسسة).

8) اتخاذ الإجراءات اللازمة في حال تعثر أحد الـمشاريع أو ضعف الكفاية في التنفيذ.

9) التخطيط والإشراف العام ووضع البرامج والسياسات لتفادي أي تأخير في إنجاز الـمشروع.

5. إدارة الأولويات بين الـمشاريع: بتقديم الـمشاريع ذات الأولوية الأعلى والتي تخدم أكثر أهداف الخطط الـمقررة.

6. التنسيق بين الـمشاريع: بمواردها الـمشتركة من معلوماتية وبشرية ومالية وتنفيذية وزمنية.

7. وضع الـموازنة للواردات والـمصاريف ورفعها للجنة الإدارية والـمالية.

8. دعم وتدريب مدراء الـمشاريع والعاملين فيها: وذلك عبر تدريبهم على استعمال الـمنهجية الـمعدة من قبل الهيئة وكذلك تدريبهم على استخدام نظام إدارة الـمشاريع الـمعتمد.

9. إعداد التقارير للإدارة العليا: وذلك بجمع التقارير الواردة من مختلف الـمشاريع والبرامج، مقارنتها وتلخيصها ومن ثم إعداد تقرير عنها الى الـمجلس الشرعي الإسلامي الأعلى لـمراجعتها.

10. وضع مخزن الـمعلومات للـمشاريع: يحتوي كافة تفاصيل وبيانات الـمشاريع الحالية والسابقة لتسهيل الوصول الى معلومات عنها مستقبلا مع قواعد البيانات التاريخية، وسجلات الـمشاريع إضافة الى مقاييس ونتائج أداء الـمشاريع، وحفظ وثائق الـمشروع بملفات مع التصنيف والترتيب، ومتابعة وأرشفة عروض وعقود الـمقاولين ودراسة العروض.

11. جمع وأرشفة ومشاركة الدروس الـمستفادة من الـمشاريع الـمنجزة مع تغذية قاعدة الدروس الـمستفادة ومشاركتها مع جميع مدراء الـمشاريع الأخرى.

12. ربط مخرجات الـمشروع الـمنجز بالإدارة الـمناسبة في أعمال الـمديرية العامة للأوقاف الإسلامية إن كانت متوفرة أو اقتراح استحداث مواقع وظيفية أو إدارية لها.

13. تقديم الدعم والتدريب: بضمان تدريب الـموظفين والعاملين على مخرجات الـمشروع بعد إنجازه بحسب الإدارة الـمختصة.