بنظام الملف الشخصي

غاية هذا القرار تحديد نظام الملف الشخصي.

الملف الشخصي هو مجموعة المستندات المتعلقة بأوضاع الموظف الخاصة والادارية, والثقافية والمهنية, والمسلكية, او الناشئة عنها, في الوظيفة وخارجها.

- يقصد- بالموظف - في هذا النظام, كل من يعمل في خدمة الادارات او المؤسسات العامة او البلديات الخاضعة لرقابة مجلس الخدمة المدنية (موظف دائم, متمرن, مثبت , مؤقت , متعاقد, مستخدم, اجير دائم).

- يقصد بالمستندات جميع الوثائق والاوراق العائدة الى الاحوال والاوضاع المشار اليها في هذه المادة, والتي تسمح للادارة بالاطلاع بصورة كاملة على هذه الاحوال والاوضاع.

ينشأ لكل- موظف - ملف شخصي, خاص به عند تعيينه الاول, يتضمن المستندات المشار- اليها في هذا النظام التي تحدد بالتفصيل بتعليمات لاحقة تصدر عن ادارة الموظفين.

أ- الحافظة: وهي الوعاء الذي يحتوي الاضبارات الماسكة للمستندات حسب مواضيعها.

ب- الاضبارة: وهي الفاصل الكرتوني المزود بماسكة للاوراق.

ج- المستندات: وهي الوثائق والاوراق التي تودع الملف.

د- الفهرس: وهو الدليل لجميع محتويات الملف.

- لكل من الفهرس ومحتويات الاضبارة سلسلة متواصلة من الارقام الى حين التوقف النهائي عن استعمال الملف.

- للاضبارة نفسها تعريف أبجدي بحيث تعطى كل اضبارة تتعلق بوضع من اوضاع الموظف حرفا ابجديا وفقا لما هو مبين على ظاهر الملف الشخصي.

تصنف المستندات في الاضبارات حسب المواضيع التالية:

أ- الاوضاع الخاصة ومنها:

- الاحوال الشخصية

- الوضع العائلي

- المستوى الثقافي, الفني والمهني

- الخدمات السابقة والتوظيف الاول

- الاوسمة

- الانتاج الفكري.

ب- الوضع الاداري:

الخدمة ومنها:

- التعيينات

- التمرين

- الاعداد

- التثبيت

- النقل

- الوكالة

- التكليف

- الانتداب لغير التخصص

- انتهاء الخدمة.

ج- الوضع الاداري:

الكفاءات ومنها:

- المباريات والامتحانات

- التدريب

- التدرج

- الترقية

- التوقيع

- العلامات

- الانتداب للتخصص

د- الغياب عن الخدمة ومنها:

- الاجازة الادارية

- الاجازة العائلية

- الاجازة بدون راتب

- اجازة الامومة

- الاجازة الصحية

- الوضع في الاستيداع

- الوضع خارج الملاك

- الغياب غير المشروع

ه- الاوضاع المالية والمسلكية:

ومنها:

- الراتب

- التعويضات والمخصصات

- المساعدات

- السلفات

- الاجور

- العائدات

- المنح

- التقدير والكافأة.

- ملاحظات الادارة بشأن الموظف

- العقوبات.

يودع المستند في الملف حيث يسجل في الفهرس فورا بتاريخ وروده ويرقم فيه بالتسلسل الزمني, ويقيد في اعلاه لجهة اليمين:

- رقمه في الفهرس

- عنوان الاضبارة (بالحرف الابجدي)

- رقمه المتسلسل ضمن اضبارته.

مثال ذلك 1/ب /1 - 14/ج/4 الخ...

اذا كان المستند الواحد يضم اكثر من ورقة واحدة فيعطى رقما متسلسلا واحدا ويدون عليه بجانب قيده وبالحرف مجموع عدد اوراقه

تجري جميع تسجيلات الملف وتدويناته بالكتابة الثابتة الاكيدة فيما خلا التسجيلات التي تفرض طبيعتها وجوب اجرائها بقلم الرصاص .

ولا يجوز على الاطلاق احداث حك او محو او حشو في اي محتوى من محتوياته (الحافظة - الفهرس الاضبارة- المستند - الخ ...) ولا كتابة استدراكات على الهوامش ولا عبارات مقتضية او مختصرة او ارقام لم تنص عليها احكام قانونية. وعلى ماسك الملف ان يؤشر, في كل مستند يودعه الملف بجانب ما يقوم به من تدوينات وتسجيلات .

يمكن ان يسمح بالشطب فوق الخطأ عند وقوعه اثناء التسجيلات التدوينات وتعداد مجموع اوراق المستند, على ان يجري بالحبر الاحمر الثابت وبصورة يبقى فيها المشطوب مبينا مقرؤا.

على الشاطب , قبل اجراء اي شطب , ان يعلم رئيسه المباشر بذلك وان يأخذ موافقته, شفهية كانت او خطية, وان يذكر سبب الشطب وتاريخ اجرائه على ان يقوم الرئيس المباشر في الادارة باعلام رئيس الدائرة المختصة في مجلس الخدمة المدنية بالامر.

يعتبر كل مستند يودع الملف الشخصي جزءا منه, يبقى ما بقي الملف ولا يجوز بالتالي اتلافه بأي حال.

تمسك كل ادارة ملفات موظفيها الشخصية للفئات الثالثة وما دون اما ملفات موظفي الفئتين الاولى والثانية فتمسك لدى مجلس الخدمة المدنية, بينما تمسك الادارات التي ينتمي اليها هؤلاء الموظفون صورا عن هذه الملفات .

يحفظ الملف كاملا حسب الاصول ويداوم على عمليات مسكه بكل دقة ومن غير انقطاع.

تودع المستندات ماسك الملف دون تأخير, وذلك تحت طائلة الملاحقة التأديبية للمسؤول عن التأخير.

يعتبر الموظف المؤتمن على الملف الشخصي ومستنداته مسؤولا شخصيا عن كل تحريف او تزوير يحدث فيه.

للملف الشخصي طابعه السري الدائم, غير انه يحق للموظف الاستعلام عن المستندات المتعلقة بأوضاعه الخاصة وللادارة في هذه الحال, ان تعطيه نسخا عنها او افادة عن مضمونها ويحق للادارة ان تطلع الموظف , بناء على طلبه, على المستندات التي استند اليها في اتخاذ تدابير تأديبية بحقه من عقوبات الدرجة الاولى, وعلى المستندات المتعلقة بالنقل المبني على اعتبارات تأديبية.

يحق للاشخاص الذين تعهد اليهم الحكومة بمهمة او تعيينهم بصورة استثنائية في وظائف عالية- لا ينتمون فيها الى الملاك ويكون للسلطة حق انهاء خدماتهم في كل وقت , ان يطلعوا على ملفاتهم الشخصية بعد موافقة رئيس مجلس الخدمة المدنية - بناء على اقتراح الوزير المختص .

بالاضافة الى المراجع التي نصت الاحكام القانونية على حقها في الاطلاع على ملف الموظف , يحق لكل من المدير العام والمحافظ, في حدود صلاحياته, الاطلاع بصورة دائمة على ملفات موظفيه. كما يحق لرؤساء الموظف المباشرين والقائمقامين, كل من حدود صلاحياته ايضا, الاطلاع على ملفات الموظفين العاملين باشرافهم.

ان الموظفين المتولين مباشرة شؤون الملفات الشخصية في الادارات وفق الاحكام المنصوص عنها في المواد 26 و27 و28 من المرسوم رقم 8337 تاريخ 30 ك1 سنة 1961 ملزمون بحفظ سرية هذه الملفات بحيث يحظر عليهم افشاء محتوياتها سواء اثناء قيامهم بالوظيفة او بعد انتهاء مدة خدمتهم.

يلحق الملف بالموظف - عند الاقتضاء- الى الادارة الجديدة التي نقل اليها. ويجري الحاق الملف بمعاملة تضمن سلامة نقل محتوياته.

يقفل الملف الشخصي للموظف حكما عند انتهاء خدمته لاي سبب كان ويحفظ في ادارته بعد انجاز المعاملات الادارية المتعلقة بانتهاء الخدمة. تنظم فيما بعد اصول حفظ هذه الملفات .

تحدد بتعليمات لاحقة تصدر عن ادارة الموظفين دقائق تطبيق هذا النظام.

ينشر هذا القرار ويبلغ حيث تدعو الحاجة.