المادة 4

مادة 4: الديوان ويرأسه رئيس المصلحة ويتولى الاعمال القلمية وشؤون اضبارات الموظفين.

اولا: الاعمال القلمية وهي تشمل:

1) تحضير البريد والاوراق اليومية.

2) تنظيم مشاريع القرارات والاوامر والمذكرات الادارية.

3) اعمال التحرير والترجمة والاعمال التي يوكلها اليه المدير.

4) استلام البريد وتسجيله وتوزيعه بين مختلف مصالح المجلس .

5) تنظيم المحفوظات .

6) تلقي مراجعات اصحاب المصالح وترقب نتائجها.

7) عرض سجل المراجعات والشكاوى مرة على الاقل في الاسبوع على المدير وعلى المفتش الاداري المختص للاطلاع والتأشير.

8) ابلاغ اصحاب العلاقة عند الاقتضاء النتائج التي تقترن بها مراجعاتهم وشكاويهم.

ثانيا: شؤون اضبارات المستخدمين:

1) تنظيم وحفظ اضبارة خاصة لكل مستخدم تحتوي على جميع المعلومات والوقوعات المتعلقة به من تعيين وتدرج ونقل وتأديب واجازات مختلفة وغيرها بموجب القرارات والاوامر والمذكرات الادارية الصادرة عن مجلس الادارة او غيره وتنظيم سجلات اساسية بشؤونهم.

2) تنظيم جداول الخدمة للمستخدمين المصروفين والتي تتخذ اساسا لتحديد تعويضات صرفهم.

3) السهر على تطبيق الانظمة المتعلقة بالمستخدمين.

4) المساهمة عند الاقتضاء مع مجلس الخدمة في اعداد وتنظيم مبارايات التعيين للمستخدمين.