المادة 10

النظام الخاص:

1 ـ تعتبر الإدارة مسؤولة عن محفوظاتها فتضع لهذه الغاية نظاما خاصا لإدارة هذه المحفوظات تراعى فيه الأحكام والأصول المحددة في هذا النظام ويشتمل على ما يلي:

أ ـ تصنيف الوثائق وترتيبها ووضع لائحة بها وفقا لأحكام المادة السادسة من هذا المرسوم.

ب ـ فرز الوثائق التي تنتجها أو تحصل عليها وفق التصنيف المعتمد.

ج ـ تحديد مدة الحفظ الجاري ومدة الحفظ الوسيط التي تتلاءم مع طبيعة أعمالها وحاجتها إلى الرجوع إلى الوثائق المحفوظة لديها.

د ـ الإجراءات الواجب اتخاذها لتأمين البيئة الملائمة لحفظ الوثائق وصيانتها طيلة مدة حفظها الجاري والوسيط.

هـ ـ تحديد المراجع المخولة حق الإطلاع على الوثائق واستعارتها أو أخذ نسخ عنها في حال عدم تصنيفها كوثائق سرية.

و ـ تحديد أصول وإجراءات إتلاف الوثائق.

ز ـ تحديد أسباب استبقاء الوثائق لديها عند حلول أجل ترحيلها إلى المؤسسة.

ح ـ تحديد إجراءات ترحيل الوثائق إلى المؤسسة.

ط ـ أحكام انتقالية لفرز الوثائق السابقة وفقا للتصنيف المعتمد.

2 ـ يمكن للإدارة أو للهيئات المعنية بأحكام هذا المرسوم، أن تضع أو أن تسهم في وضع أنظمة موحدة لحفظ الوثائق أو المحفوظات العائدة للمجموعات المرتبطة بها والمتشابهة في مهامها.