النظام العام لإدارة المحفوظات العامة

ينظم هذا المرسوم أصول إدارة المحفوظات في الإدارات العامة والمؤسسات العامة، والمرافق ذات الصفة العمومية، والبلديات، واتحادات البلديات، وأشخاص القانون الخاص الذي يقومون بإدارة مرفق عام، والمحاكم والكتاب العدل كما عددتها المادة الثالثة من القانون رقم 162 تاريخ 27/12/1999 المتعلق بالمحفوظات الوطنية.

يقصد بالعبارات التالية أينما وجدت في هذا المرسوم:

ـ المؤسسة: مؤسسة المحفوظات الوطنية

ـ الإدارة: الإدارات العامة، والمؤسسات العامة، والمرافق ذات الصفة العمومية، والبلديات، واتحادات البلديات، وأشخاص القانون الخاص الذين يقومون بإدارة مرفق عام، والمحاكم والكتاب العدل كما عددتها المادة الثالثة من القانون رقم 162 تاريخ 27/12/1999 المتعلق بالمحفوظات الوطنية.

يشتمل النظام العام لإدارة المحفوظات العامة على:

القسم الأول: ـ التعريف بالمحفوظات العامة.

القسم الثاني: ـ أصول إدارة الوثائق.

القسم الثالث: ـ علاقة الإدارة بالمؤسسة.

1 ـ المحفوظات العامة هي مجموع ما نتج عن أعمال الإدارة التشريعية والتنفيذية والقضائية من وثائق انتهت إجراءاتها الإدارية والقانونية وأحيلت للحفظ، إضافة إلى الوثائق التي حصلت عليها الإدارة منها:

في الحالات المحددة في الفقرة الثانية من المادة 3 من القانون رقم 162 تاريخ 27/12/1999.

2 ـ يعتبر وثيقة كل مستند مقروء أو مرئي أو مسموع أو معاملة أو سجل أو سواه من شأنه أن يتضمن معلومات يمكن الرجوع إليها لاحقا لغايات مختلفة: الاستشارة، الاستشهاد، الدراسة والبحث...

3 ـ تطلق تسمية أمين المحفوظات على رئيس الوحدة التي تتولى شؤون المحفوظات في الإدارة.

يقصد بإدارة الوثائق مجمل العمليات والإجراءات الهادفة إلى ضبط الوثائق وتصنيفها وفرزها وحفظها وترحيلها إلى المؤسسة أو اتلافها.

تشتمل إدارة الوثائق على:

1 ـ تصنيف الوثائق وترتيبها.

2 ـ فرز الوثائق وحفظها.

3 ـ ترحيل الوثائق أو اتلافها.

تصنيف الوثائق وترتيبها:

أ ـ تصنف الوثائق وفقا لنوعها وموضوعها وتاريخ ورودها.

1 ـ من حيث النوع، تقسم الوثائق إلى:

ـ مقروءة.

ـ مرئية.

ـ مسموعة.

2 ـ من حيث الموضوع، تجمع الوثائق المتعلقة بموضوع رئيسي في باب رئيسي، ويقسم كل باب رئيسي إلى أبواب فرعية، ويقسم كل باب فرعي إلى فصول رئيسية، ويقسم كل فصل رئيسي إلى فصول فرعية، ويقسم كل فصل فرعي إلى فصول ثانوية أو ملفات.

3 ـ من حيث تاريخ الورود، ترتب الوثائق ضمن الفصول الثانوية أو الملفات بحسب تسلسل تواريخ ورودها إلى وحدة الحفظ.

ب ـ توضع لائحة بمواضيع الأبواب والفصول الرئيسية والفرعية والثانوية ويجري اعتمادها من قبل المرجع الأعلى في الإدارة، ويمكن الاستئناس باللائحة التالية:

1 ـ النصوص والمستندات الأساسية المتعلقة بإنشاء الإدارة وعملها ومنها على سبيل المثال لا الحصر:

ـ القوانين والمراسيم الاشتراعية والمراسيم المتعلقة بإنشاء الإدارة وتنظيمها،

ـ النصوص التنظيمية: القرارات، المذكرات، محاضر الاجتماعات، التعاميم، التعليمات، المراسلات...

ـ صكوك الملكية على أنواعها وعقود الإيجار والتشغيل (ماء، كهرباء، هاتف...) وتوابعها.

ـ الاتفاقيات والالتزامات المعقودة.

2 ـ السجلات على أنواعها والمتعلقة: بالصادر، الوارد، القرارات، المذكرات، التراخيص والإجازات...

3 ـ التقارير السنوية والدورية والأبحاث والدراسات....

4 ـ المعاملات المتعلقة بنشاط الإدارة واختصاصها.

5 ـ المحفوظات ذات الطابع التقني أو الفني: جداول، خرائط، صور، لوحات، تسجيلات أفلام، أشرطة، أقراص مدمجة....

6 ـ مستندات الموارد البشرية والملفات الشخصية.

7 ـ المحفوظات الخاصة التي اقتنتها الإدارة.

8 ـ المحفوظات المتفرقة التي لم يرد ذكرها.

حفظ الوثائق:

أ ـ تحفظ الوثائق في ملفات مخصصة لهذه الغاية تتناسب مع حجم الوثائق المحفوظة ووزنها، وتحفظ الملفات في خزائن أو على رفوف ثابتة وملائمة.

ب ـ يتضمن كل ملف فهرسا بجميع الوثائق المحفوظة فيه.

ج ـ يعطى كل ملف مركزا معينا يعرف به، ثابتا، يسهل الرجوع إليه بسرعة دون العودة إلى المسؤول عن الحفظ.

د ـ عند سحب أي وثيقة، يضع الموظف المختص في الملف بطاقة مكانها تدل على الجهة التي سحبتها.

وفي حال سحب الملف بكامله، يحتفظ بصورة عن فهرس الملف للتدقيق في موجوداته عند إعادته إلى الحفظ، على أن يتم التأكد من سلامة موجودات الملف عند إعادته.

أنواع الحفظ وأمكنته:

أ ـ الحفظ الجاري:

تحفظ الوثائق التي يتم الرجوع إليها باستمرار في أماكن إنشائها، أو حيث يجري العمل عليها إلى حين انتفاء الحاجة الدائمة للعودة إليها.

ب ـ الحفظ الوسيط:

تفرز الوثائق بعد انتهاء مدة الحفظ الجاري ويصار إلى اتلاف ما لا حاجة له بعد التأكد من ذلك، وتحفظها الإدارة مركزيا لمدة يتم تحديدها وفقا للحاجة.

ج ـ الحفظ النهائي:

تفرز الوثائق بعد انتهاء مدة الحفظ الوسيط التي حددتها الإدارة وذلك تمهيدا لـ:

1 ـ تسليم الوثائق ذات القيمة الهامة أو التاريخية فتسلم إلى المؤسسة التي تحفظها بصورة نهائية ولمدة غير محددة، وفقا لشروط الحفظ المعمول بها دوليا.

2 ـ إتلاف الوثائق التي سقطت قيمتها لمرور الزمن على إنشائها وحفظها.

الترحيل والإتلاف:

أ ـ ترحل إلى المؤسسة الوثائق ذات القيمة التاريخية والإدارية والبحثية بعد إنتهاء مدة حفظها الوسيط لدى الإدارة.

ب ـ تتلف الوثائق التالية:

1 ـ التي حفظت نسخها الأساسية.

2 ـ التي انقضت مدة حفظها.

3 ـ التي انتفت الحاجة للرجوع إليها.

4 ـ التي ليس لها أية قيمة إدارية أو تاريخية أو بحثية.

ج ـ تراعى في عملية إتلاف الوثائق الأصول التالية:

1 ـ تحديد مهلة للإتلاف بحسب نوعية الوثائق.

2 ـ إجراء الإتلاف بصورة دورية (مبدئيا في مطلع كل سنة).

3 ـ دراسة الوثائق المرشحة للإتلاف بمشاركة الوحدة التي أنتجتها وممثل المؤسسة.

4 ـ وضع جردة ولائحة بجميع الوثائق المرشحة للإتلاف قبل الإقدام على تنفيذ عملية إتلافها.

على أن تقترن اللائحة بموافقة المرجع المختص في الإدارة والمؤسسة.

5 ـ تنفيذ عملية الإتلاف بحضور لجنة من الإدارة وممثل عن المؤسسة.

6 ـ وضع محضر بنتيجة عملية الإتلاف يوقعه رئيس اللجنة وأعضاؤها وممثل المؤسسة.

النظام الخاص:

1 ـ تعتبر الإدارة مسؤولة عن محفوظاتها فتضع لهذه الغاية نظاما خاصا لإدارة هذه المحفوظات تراعى فيه الأحكام والأصول المحددة في هذا النظام ويشتمل على ما يلي:

أ ـ تصنيف الوثائق وترتيبها ووضع لائحة بها وفقا لأحكام المادة السادسة من هذا المرسوم.

ب ـ فرز الوثائق التي تنتجها أو تحصل عليها وفق التصنيف المعتمد.

ج ـ تحديد مدة الحفظ الجاري ومدة الحفظ الوسيط التي تتلاءم مع طبيعة أعمالها وحاجتها إلى الرجوع إلى الوثائق المحفوظة لديها.

د ـ الإجراءات الواجب اتخاذها لتأمين البيئة الملائمة لحفظ الوثائق وصيانتها طيلة مدة حفظها الجاري والوسيط.

هـ ـ تحديد المراجع المخولة حق الإطلاع على الوثائق واستعارتها أو أخذ نسخ عنها في حال عدم تصنيفها كوثائق سرية.

و ـ تحديد أصول وإجراءات إتلاف الوثائق.

ز ـ تحديد أسباب استبقاء الوثائق لديها عند حلول أجل ترحيلها إلى المؤسسة.

ح ـ تحديد إجراءات ترحيل الوثائق إلى المؤسسة.

ط ـ أحكام انتقالية لفرز الوثائق السابقة وفقا للتصنيف المعتمد.

2 ـ يمكن للإدارة أو للهيئات المعنية بأحكام هذا المرسوم، أن تضع أو أن تسهم في وضع أنظمة موحدة لحفظ الوثائق أو المحفوظات العائدة للمجموعات المرتبطة بها والمتشابهة في مهامها.

أصول وضع النظام الخاص:

1 ـ تعد كل إدارة النظام الخاص بإدارة المحفوظات لديها، وذلك في مهلة ستة أشهر من تاريخ صدور هذا المرسوم.

2 ـ يعرض النظام الخاص على مجلس إدارة المؤسسة للموافقة عليه قبل وضعه موضع التنفيذ.

3 ـ يعطى مجلس إدارة المؤسسة مهلة شهرين للموافقة على النظام الخاص وإلا اعتبرت موافقته حاصلة حكما بانقضاء هذه المهلة، ما لم يطلب خلال المهلة المذكورة توضيحات عن النظام، فتجدد المهلة لمدة شهر واحد من تاريخ ورود الإيضاحات إلى المؤسسة.

4 ـ يصدر النظام بقرار عن المرجع المختص لدى الإدارة وتحفظ نسخة عنه لدى المؤسسة.

تحديث وتطوير إدارة الوثائق الجارية والوسيطة:

تطلع المؤسسة الإدارة على كل ما يستجد على صعيد تطور وسائل وأساليب حفظ الوثائق وترميمها وإدارتها وصيانتها ومكننتها سواء ما يتعلق منها بالحفظ الجاري أو الوسيط.

إبداء الرأي بصلاحية أماكن الحفظ :

تراقب المؤسسة أماكن الحفظ بصورة دورية وتبدي رأيها خطيا بمدى توفر شروط السلامة فيها كبيئة صالحة لحفظ الوثائق.

البت باستبقاء الوثائق مؤقتا لدى الإدارة:

عند انتهاء مدة الحفظ الوسيط، قد تحتاج الإدارة إلى استبقاء بعض الوثائق لديها لأسباب يعود إليها أمر تقديرها فتعتمد الإجراءات التالية:

1 ـ تضع لائحة بالوثائق المرشحة للاستبقاء لديها وتحدد المدة المقدرة لذلك، مع الأسباب المبررة.

2 ـ تطلب خطيا من المؤسسة الموافقة على الاستبقاء وفقا للائحة المعدة لهذه الغاية.

3 ـ تبت المؤسسة بالطلب في مهلة شهر واحد من تاريخ وروده إليها، وإلا اعتبرت موافقتها حاصلة حكما.

المشاركة في فرز الوثائق:

تشارك المؤسسة عند طلب الإدارة في فرز الوثائق التي انتجتها، أو حصلت عليها وفقا للتصنيف المعتمد من قبلها وذلك من أجل ترتيبها ووضعها في الملفات الخاصة بكل منها، كما تشارك المؤسسة في فرز الوثائق عند انتهاء مدة الحفظ الجاري تمهيدا لإحالة ما لا يصار إلى إتلافه إلى الحفظ الوسيط.

المشاركة في إتلاف الوثائق:

تشارك المؤسسة الإدارة في عملية إتلاف الوثائق وفقا لأحكام المادة التاسعة من هذا النظام، فتنتدب ممثلا عنها لمراقبة عملية الإتلاف.

تدريب العنصر البشري لدى الإدارة :

يمكن للإدارة أن تستعين بالمؤسسة لتدريب العنصر البشري المنوط به أمر إدارة الوثائق لديها ولإطلاعه بصورة دورية على المستجدات في مجال حفظ الوثائق وصيانتها.

استلام الوثائق المرحلة إلى المؤسسة:

1 ـ تضع المؤسسة نموذجا عن جدول الترحيل وتودعه الإدارات المعنية لاعتماده عند ترحيل الوثائق إليها.

2 ـ تستلم المؤسسة الوثائق المرحلة إليها من الإدارات وفقا لجداول الترحيل المنظمة وفقا للأصول وتقوم بمطابقة الوثائق مع الجداول العائدة لها.

3 ـ تتأكد المؤسسة من سلامة الوثائق المسلمة إليها ومن توفر شروط إيداعها في الحفظ النهائي.

وفي حال عدم توفر هذه الشروط تقوم المؤسسة بمعالجة الوثائق غير الصالحة للحفظ النهائي بما يؤمن صلاحيتها لذلك.

لجنة المحفوظات:

1 ـ تؤلف الإدارة عند الاقتضاء، لجنة للمحفوظات من مسؤولي المحفوظات ومن الملمين بموضوعها يرأسها موظف من الفئة الثانية.

2 ـ تتولى اللجنة:

أ ـ الإشراف على تطبيق نظام الحفظ المعتمد لدى الإدارة.

ب ـ التواصل مع المؤسسة.

ج ـ العمل على تحديث أساليب الحفظ والسعي لتدريب القائمين به.

د ـ إعداد تقارير سنوية بنتيجة أعمالها.

يتوجب على الإدارة أو الهيئات المشمولة بأحكام هذا المرسوم أن تعدل النصوص التنظيمية الخاصة بمحفوظاتها بما يتوافق مع الأحكام الواردة فيه.

فرز الوثائق المحفوظة حاليا وترتيبها وتقوم كل إدارة بإنجاز عملية فرز وثائقها المحفوظة لديها حاليا حفظا جاريا أو وسيطا، وتصنيفها وفقا للتصنيف الذي سيعتمد بموجب نظامها الخاص، في مهلة سنتين من تاريخ نفاذ نظامها الخاص.

تلغى الأحكام المخالفة لأحكام هذا المرسوم أو التي لا تتفق مع مضمونه.

يعمل بهذا المرسوم فور نشره في الجريدة الرسمية.