تطبيق طريقة جديدة لتسجيل البريد واحالته في وزارة الاقتصاد الوطني

المادة الاولى: تعتبر سجلات الصادر والوارد المستعملة حاليا في سائر مصالح وزارة الاقتصاد الوطني مقفلة اعتبارا من بدء الدوام الرسمي صباح اليوم الاول من شهر آب سنة 1961 , انما يبقى للموظفين المسؤولين عن التسجيل, امكانية مراجعتها عند الحاجة.

المادة 2: تستعمل المصالح المركزية والوحدات الادارية المرتبطة مباشرة بالوزير, ابتداء من التاريخ المذكور اعلاه, ولاجل يحدد فيما بعد, المطبوعات الموقتة المعدة لتسجيل البريد وفقا للطريقة المنوه عنها في تعميم رئاسة مجلس الوزراء رقم 626/ص تاريخ 12/7/1961 وهي: ـ اوراق لتسجيل البريد (انموذج رقم 300/ آ/1) ـ اوراق لتسليم البريد - دفتر ذمة - (انموذج رقم 300/ آ/2) ـ مصنف للمراسلات الصادرة (انموذج رقم 300/ آ/3) ـ وثيقة استعاضة (انموذج رقم 300/ آ/4) ـ وثيقة احالة (انموذج رقم 300/ آ/5) يبقى اعتماد طريقة التسجيل الحالية مقتصرا على البريد السري والشكاوي والمراجعات .

المادة 3: تجمع كل 25 ورقة منها بشكل دفتر قائم بذاته. ـ ترقم وتختم كل اوراق هذا الدفتر, ويكتب رئيس الوحدة الادارية على الصفحة الاولى, وبخط يده هذه العبارة: "يحوي هذا الدفتر 25 صفحة مرقمة من ..... الى ....." ويليها التاريخ وخاتم الرئيس وتوقيعه. ـ يكون مجموع هذه الدفاتر بمثابة سجل للبريد العائد الى الوحدة التي تستعمله.

المادة 4: على الوحدات الادارية المذكورة فيما يلي دون سواها اعتماد هذا الانموذج من اوراق التسجيل: ديوان المديرية العامة مصلحة التجارة مصلحة الصناعة مصلحة المناجم والمحروقات مصلحة حماية المستهلك مكتب القمح مكتب مقاطعة اسرائيل.

مادة 5: يعتمد قلم الديوان في تسلم وتوزيع وتسجيل البريد الخطة التالية: يتسلم الموظف المكلف بالتسجيل البريد العائد الى الوزارة ويفرزه, ثم يوزعه على الوحدات الادارية المبينة في المادة السابقة من هذا القرار ويتم التوزيع بتسليم سائر الوحدات الادارية (عدا الديوان) ما يخصها من البريد المفروز بواسطة دفتر الذمة دون ان يسجل في سجل البريد وينجز هذا العمل في مهل لا تتعدى الواحدة منها ساعتين من وقت ايداع الديوان البريد المفروض توزيعه. اما البريد العائد الى الديوان فيسجل وحده في دفتر التسجيل الخاص به والمكون من اوراق الانموذج رقم 300/ آ/1 يتولى قلم كل وحدة ادارية: 1- تسجيل المعاملات التي يتسلمها بموجب دفتر الذمة والمعاملات الواردة عليه عن غير طريق ديوان الادارة المركزية على- اوراق التسجيل (انموذج 300/ آ/1) المجموعة بشكل دفاتر محضرة وفقا لما ورد في المادة 3 من هذا القرار. - غير ان المعاملات المتعلقة بالشكاوى والمراجعات يجب ان تقدم مباشرة من اصحاب العلاقة الى الديوان, واذا صدف ان قدمها هؤلاء الى المصلحة وجب عليها احالتها فورا ودون تسجيل الى الديوان, لتسجل لديه اولا في السجل العام ثم في سجل الشكاوي والمراجعات الخاص . 2- فرز البريد وتسليم المعاملات العادية, التي لا تستوجب تدخل رئيس المصلحة, مباشرة الى الوحدات المختصة التابعة للمصلحة بموجب دفتر الذمة. 3- تسليم رئيس المصلحة المعاملات التي تستوجب تدخله وذلك خلال 3 ساعات على ابعد تقدير. - يتولى رئيس الوحدة المعنية الاحالة او المعالجة المقتضاة.

مادة 6: يتم التسجيل على هذا النوع من الاوراق بتدوين ما يلي: في العمود 1: ــــــــــــ رقم التسجيل المتسلسل (وينبغي ان تبدأ سلسلة ارقام التسجيل الجديد بالرقم 1). ثم ينقل رقم التسجيل والتاريخ على المعاملة ذاتها ضمن خاتم التسجيل, الذي يطبع في المكان المخصص لهذه الغاية على الصفحة الاولى ـ الجهة العليا. في العمود 2: ــــــــــــ رقم التسجيل الخاص بالمرسل الاخير مع تاريخ الارسال. في العمود 3: ــــــــــــ اسم المرسل الاخير. في العمود 4: ــــــــــــ موضوع المعاملة باختصار ووضوح. في الاعمدة 5 ـ 13: ــــــــــــــــــ يخصص كل عمود لذكر اسم الدائرة او القسم او الشخص الذي تحال المعاملة عليه, في حال بقائها ضمن الوحدة التي سجلتها. اما في حال صدورها عن هذه الوحدة فيجب الاكتفاء بذكر اسم الوحدة التي توجه اليها المعاملة الصادرة. ـ يدرج تاريخ الارسال فوق اسم المرسل اليه, وتحته, تاريخ التسلم عند عودة المعاملة الى الوحدة المرسلة. ـ يخصص كل مستطيل (خانة) من المستطيلات المتحاذية ضمن هذه الاعمدة, لمرسل اليه جديد يكون غير المذكورين في المستطيلات السابقة.

مادة 7: تستعمل هذه الاوراق لاثبات تسلم المعاملة من قبل الوحدة الادارية المرسلة اليها. - يمكن المثابرة على استعمال دفاتر الذمة الحالية في حال توافرها حتى الاتيان على نهايتها.

مادة 8: استعمال اوراق التسليم (انموذج رقم 300/ آ/ 2) او دفتر الذمة العادي , الزامي في الوحدات الادارية المذكورة في المادة 3 من هذا القرار, واختياري في سواها من الوحدات (الدوائر والاقسام) يحدد المدير العام او الوزير, بناء على اقتراح رئيس المصلحة الدوائر والاقسام التي تستدعي طبيعة ما تعالجه من المعاملات , مسلك اوراق تسليم او دفتر ذمة.

مادة 9: على الوحدات الادارية المذكورة في المادة 3 من هذا القرار تسجيل وتنسيق الوثائق والمعاملات الصادرة عنها وفقا لتسلسل صدورها الزمني ثم حفظها مع مراعاة هذا التسلسل في مصنف المراسلات الخاص . ـ بامكان الدوائر والاقسام مسك مثل هذا المصنف اذا ما اقر المدير العام او الوزير ضرورته, بناء على مطالعة رئيس المصلحة المختصة.

مادة 10: يحفظ في هذا المصنف النسخ طبق الاصل عن المراسلات الصادرة عن الوحدة المعنية- بعد ان يتم التوقيع على هذه المراسلات وترقيمها مع النسخ المعدة للحفظ او للايداع في المصنف .

مادة 11: يلحق برقم المعاملة الصادرة رقم أخر يفصله عن الرقم الاول خط منحرف مثل 614/5 . ويستعمل هذا الرقم اي الرقم الثاني للدلالة على الوحدة التي صدرت عنها المعاملة. ـ فيما يلي بيان الارقام الواجب استعمالها للدلالة على الوحدات الادارية المعنية: يستعمل الرقم 1 - للدلالة على القرارات والمذكرات والتعاميم الصادرة بتوقيع الوزير يستعمل الرقم 2 - للدلالة على القرارات والمذكرات والتعاميم الصادرة بتوقيع المدير العام يستعمل الرقم 3 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن الديوان يستعمل الرقم 4 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن مصلحة التجارة يستعمل الرقم 5 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن مصلحة الصناعة يستعمل الرقم 6 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن مصلحة المناجم والمحروقات يستعمل الرقم 7 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن مصلحة حماية المستهلك يستعمل الرقم 8 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن مكتب مقاطعة اسرائيل يستعمل الرقم 9 - للدلالة على المعاملات الصادرة عن مكتب القمح

مادة 12: تستعمل هذه الوثيقة عندما تدون الاحالة او المطالعة او الرأي او القرار على المراسلة الاساسية ذاتها, المعدة للارسال الى وحدة ادارية اخرى. - تنظم هذه المطبوعة على ثلاث نسخ بالقلم الدابغ وورق الفحم لتربط احداها بالمعاملة المحالة ذاتها ويحتفظ رئيس الدائرة المحيلة للمعاملة بالنسخة الثانية وتودع الثالثة المصنف الخاص .

مادة 13: تلازم هذه الوثيقة المعاملة المحالة حتى الحفظ وتستعمل للغايات التالية: - تدوين مختلف الاحالات المتتالية التي تطرأ على المعاملة المحالة. - تدوين بعض المراسلات القصيرة التي قد ترافق المعاملة. - بيان المراحل التي تمر المعاملة بها. - بيان الوقت الذي تستغرقه المعاملة في كل من هذه المراحل. - ارسال بعض المعاملات العاجلة الى ادارة او وزارة ثانية في حال كون هذه المعاملات تعود بصورة طبيعية واكيدة الى الوحدة المرسلة (مثل دفاتر الشروط, معاملات عقد النفقة, ايضاحات متعلقة بالموظفين, طلب مفروشات وادوات الخ...) - اهداف اخرى منوعة يرتئيها رئيس الوحدة التي تصدر عنها المعاملة لاول مرة او يقررها رؤساؤه.

مادة 14: أ- تعتمد فئة خاصة من الارقام المتسلسلة البادئة بالرقم 1 لكل من انواع النصوص الصادرة عن الوزير ولكل من انواع النصوص الصادرة عن المدير العام وهي: - القرارات | | اعتبارا من اول عام 1961 - الاعلانات والبلاغات | - التعاميم والمذكرات اعتبارا من اول آب سنة 1961 على ان يأتي الترقيم التسلسلي مشفوعا بالرقم 1 في حال صدور النص عن الوزير وبالرقم /2 في حال صدوره عن المدير العام.

مادة 15: يتولى ديوان المديرية العامة: - ترقيم سائر النصوص المذكورة في المادة السابقة. - تنسيقها وحفظ نسخها الاصلية في المصنفات الخاصة. - ابلاغ العدد اللازم من النسخ المطابقة للاصل الى المراجع المعنية. - تسجيل وترقيم وحفظ النسخ الاصلية للمراسلات التي تتناول موضوعا عاما او مشتركا بين وحدات متعددة.

مادة 16: تتولى اقلام الوحدات الادارية المختلفة ترقيم وحفظ النسخ الاصلية لباقي المراسلات التي تضعها في مصنفاتها الخاصة.

مادة 17: يعرض كل رئيس مصلحة من مصالح المديرية العامة بنفسه, على المدير العام, المعاملات التي اناطت القوانين والانظمة أمر معالجتها بوحدته وكانت تستدعي بطبيعتها اطلاع المدير العام عليها او اخذ توقيعه او توقيع الوزير. - اما المعاملات الداخلة في نطاق الصلاحيات المعطاة للمصلحة الادارية المشتركة والمعاملات العائد أمر معالجتها الى الوحدات المرتبطة مباشرة بالوزير, فتودع كلها رئاسة الديوان لتتولى هي عرضها على المرجع المختص للاطلاع والتوقيع.

مادة 18: يراقب السيد اميل صوايا امين السر في الديوان تنفيذ احكام هذا القرار الذي ينشر ويبلغ حيث تدعو الحاجة.