انشاء «دائرة امتثال» (Compliance Department)

على المصارف والمؤسسات المالية العاملة في لبنان انشاء «دائرة إمتثال» (Compliance Department) تقوم بالمهام المفصلة في المادة الخامسة من هذا القرار وتقسم الى:

-«وحدة الامتثال القانوني» (Legal Compliance Unit) تقوم باستشعار

المخاطر القانونية والتحوط لها وباتخاذ التدابير اللازمة للإحاطة بهذه المخاطر والحدّ منها.

-«وحدة التحقق» من تطبيق الإجراءات والقوانين والانظمة المرعية المتعلقة بمكافحة تبييض الأموال وتمويل الإرهاب (AML/CFT Compliance Unit) المحددة مهامها في القرار الأساسي رقم 7818 تاريخ 18/5/2001 .

يراعى بشأن «دائرة الإمتثال» الشروط التالية:

1 - أن تكون «دائرة الامتثال» مستقلة إستقلالاً تاماً عن الأعمال والأنشطة الاخرى للمصرف أو للمؤسسة المالية وعن وحدات المصرف أو المؤسسة المالية كافة بما فيها وحدة التدقيق الداخلي وعن الدائرة القانونية على ان لا يمنح أي من العاملين لدى دائرة الامتثال أية مسؤوليات تنفيذية أو مهام أخرى داخل المصرف أو المؤسسة المالية.

2 - أن يكون لديها نظام عمل يحدد دورها ومسؤولياتها بشكل واضح ويتضمن على الاقل الموجبات المنصوص عليها في المادة الخامسة من هذا القرار.

3 - أن يتم تعزيز «دائرة الامتثال» بجهاز بشري ملائم يراعي بتكوينه من حيث العدد والمؤهلات حجم المصرف أو المؤسسة المالية وتنوع انشطة وتشعب عمليات اي منهما.

4 - ان يكون للجهاز البشري لدى «دائرة الامتثال» مؤهلات وخبرات متنوعة بما يتناسب مع المهام الموكلة إليه وان يكون لديه فهماً شاملاً للقوانين والانظمة المصرفية والمالية.

5 - أن تمنح «دائرة الامتثال» الصلاحيات الكافية حتى تتمكن من تنفيذ مهامها لا سيما في ما يتعلق بتدارك حصول اية تجاوزات على القوانين والأنظمة المرعية الاجراء.

6 - أن تمنح حق الاتصال بأي مسؤول وأي دائرة في المصرف أو المؤسسة المالية والاطلاع على الملفات والمعلومات اللازمة بما يسمح للعاملين

لديها بتنفيذ مهامهم بشكل كامل.

7 - أن يتم تأمين تواصل رئيس «دائرة الإمتثال» مع الإدارة العليا التنفيذية ومع مجلس الإدارة.

8 - أن يتم دعوة رئيس «دائرة الإمتثال» للاشتراك في اجتماعات اللجان المتخصصة واللجان المنبثقة عن مجلس الإدارة بغية اطلاعه على الخطط الإستراتيجية للمصرف أو للمؤسسة المالية وعلى النشاطات والمنتجات الجديدة المنوي القيام بها بغية تقديم المشورة بشكل مبكر.

9 - أن يكون لرئيس «دائرة الإمتثال» اتصال مباشر مع المسؤولين في مصرف لبنان ولجنة الرقابة على المصارف وهيئة التحقيق الخاصة أو اية هيئة مختصة ذات صفة بغية الاستعلام والاستيضاح عن قضايا الامتثال للقوانين والانظمة المرعية الاجراء، كلما دعت الحاجة.

أولاً: مؤهلات رئيس «دائرة الإمتثال»: على رئيس دائرة الإمتثال أن يكون متمتعاً بالكفاءة والنزاهة ولديه المؤهلات العلمية والخبرة والمعرفة الكافية في مجال العمل المصرفي والمالي وإلمام كاف بالتشريعات والقوانين المصرفية والمالية دون ان يكون هو نفسه رئيس الدائرة القانونية.

يمكن للمجلس المركزي لمصرف لبنان الموافقة للمصارف أو للمؤسسات المالية على ان يكون رئيس «دائرة الإمتثال» هو نفسه رئيس الدائرة القانونية تبعاً لحجم وحاجة المصرف أو المؤسسة المالية.

يعلق المجلس المركزي موافقته على توفر المؤهلات والخبرات الكافية للجمع بين مهام رئيس الدائرة القانونية ومهام رئيس «دائرة الإمتثال».

ثانياً: مؤهلات رئيس «وحدة الإمتثال القانوني»: على رئيس «دائرة الإمتثال القانوني» أن يكون متمتعا بالكفاءة اللازمة وحائزاً، على الاقل، على شهادة في الحقوق ولديه المعرفة والخبرة الكافية في مجال القوانين والتشريعات المصرفية والمالية في لبنان وفي البلدان كافة التي تتواجد فيها الوحدات التابعة للمصرف أو للمؤسسة المالية وإلمام كاف بالعمل المصرفي والمالي.

ثالثاً: مؤهلات رئيس «وحدة التحقق»: على رئيس «وحدة التحقق» ان يتمتع بالمؤهلات المحددة في القرار الأساسي رقم 7818 تاريخ 18/5/2001 .

على «دائرة الإمتثال» إعداد برنامج عمل منسجم مع حجم وطبيعة وتعقيدات عمليات المصرف أو المؤسسة المالية يحدد فيه خطة العمل لمراجعة امتثال المصرف أو المؤسسة المالية للقوانين والانظمة المرعية الاجراء.

على «دائرة الإمتثال» بوحدتيها كل في ما خصها:

1 - تحديد وتقييم مخاطر عدم الامتثال المرتبطة بنشاطات المصرف أو المؤسسة المالية لا سيما مخاطر عدم الامتثال المرتبطة بالمنتجات والنشاطات الجديدة.

2 - تقييم مدى فعالية الإجراءات المتخذة لدى المصرف أو المؤسسة المالية لاكتشاف التجاوزات.

3 - التأكد من مدى تقيد العاملين في المصرف أو المؤسسة المالية بالسياسات الموضوعة من قبل المصرف أو المؤسسة المالية من خلال إجراء الاختبارات المناسبة.

4 - القيام باجراءات التحقق من التقيد بالقوانين والأنظمة والإجراءات والتعليمات الصادرة عن مصرف لبنان ولجنة الرقابة على المصارف وهيئة التحقيق الخاصة أو أية هيئة مختصة ذات صفة.

5 - القيام بإجراءات التحقق الآيلة لمراقبة ومكافحة عمليات تبييض الأموال وتمويل الإرهاب والحؤول دون تنفيذها وذلك استناداً الى المادة 11 من القرار الأساسي رقم 7818 تاريخ 18/5/2001 .

6 - اعداد نظام تدريب فعال حول قضايا الامتثال من اجل تثقيف العاملين لدى المصرف أو المؤسسة المالية وإعداد تعليمات مكتوبة كدليل الامتثال لإرشاد العاملين حول كيفية تطبيق القوانين والأنظمة المرعية الاجراء.

7 - مواكبة التطورات التي تطرأ على القوانين والانظمة واقتراح التعديلات اللازمة على سياسات واجراءات المصرف أو المؤسسة المالية بما ينسجم مع هذه التطورات.

8 - تقديم المشورة للإدارة العليا التنفيذية في ما خص الامتثال بالقوانين والانظمة المرعية الاجراء وتزويدها بآخر المستجدات.

9 - التأكد من تطبيق الإجراءات التصحيحية اللازمة عند اكتشاف أية مخالفات ناتجة عن عدم الامتثال.

10 - رفع تقارير دورية، على الأقل نصف سنوية، الى الإدارة العليا التنفيذية في المصرف أو المؤسسة المالية عن مهمات التقييم والمتابعة التي أنجزت، على أن تتضمن هذه التقارير الخطوات التصحيحية التي تم اتخاذها واقتراحا بالتوصيات التي تحد من المخالفات الحاصلة كما على «دائرة الإمتثال» أن ترفع الى الإدارة العليا التنفيذية والى مجلس الإدارة، تقارير حول أية مخالفات أو تجاوزات مهمة للقوانين والانظمة المرعية الاجراء فور تبيانها.

على الإدارة العليا التنفيذية:

1 - وضع سياسة مكتوبة لادارة مخاطر عدم الامتثال تتضمن المبادئ الأساسية الواجب إتباعها من قبل ادارة المصرف أو المؤسسة المالية ومن قبل العاملين لدى اي منهما وتوضّح الإجراءات الاساسية للتقيد بالقوانين والانظمة

المرعية الاجراء ومراجعة هذه السياسة وتحديثها، بشكل دوري.

2 - تعميم شرعة الأخلاق وحسن السلوك ونشر ثقافة الامتثال على نطاق داخلي واسع في المصرف أو المؤسسة المالية من خلال تدريب وتوعية العاملين

لديهما.

3 - تحديد وتقييم، على الأقل مرة في السنة، بالتعاون مع رئيس «دائرة الإمتثال»، أهم مخاطر وحالات عدم الامتثال التي يواجهها أو قد يواجهها المصرف أو المؤسسة المالية وتطوير طرق إدارتها ومعالجة أي خلل في السياسات أو الإجراءات المتبعة لدى المصرف أو المؤسسة المالية أو في تطبيق القوانين والانظمة المرعية الاجراء بالإضافة الى تقييم الحاجة الى وضع أو تطوير سياسات وإجراءات إضافية ضرورية لعمل المصرف أو المؤسسة المالية.

4 - التأكد من تطبيق الاجراءات التصحيحية اللازمة عند اكتشاف اية مخالفات ناتجة عن عدم الامتثال.

5 - مراجعة التقارير الدورية المرفوعة من قبل «دائرة الإمتثال».

6 - إبلاغ مجلس الإدارة، على الأقل مرة في السنة، بأهم نتائج عمل وتقارير «دائرة الإمتثال» بالإضافة الى أهم التغيرات الحاصلة في القوانين والانظمة المرعية الاجراء.

7 - إبلاغ مجلس الإدارة فورا عن أي خلل مهم في الامتثال قد يؤدي الى خسائر مالية كبيرة أو مخاطر سمعة للمصرف أو للمؤسسة المالية.

8 - إبلاغ مجلس الإدارة عن تعيين، استقالة أو إقالة رئيس «دائرة الإمتثال» مع تبيان الأسباب في حالتي الإقالة أو الاستقالة.

على الإدارة العليا التنفيذية للمصرف أو المؤسسة المالية تحديد آلية إطلاع كل من وحدة التدقيق الداخلي وإدارة المخاطر والدائرة القانونية على تقارير دائرة الإمتثال خاصة عند تبيان مخالفات أو تجاوزات للقوانين والأنظمة المرعية الإجراء، وتأمين التكامل والتشاور بين هذه الجهات لتقديم الإقتراحات الواجب إتباعها بما يجنب المصرف أو المؤسسة المالية التعرض لمخاطر سمعة أو مخاطر قانونية أو غيرها من المخاطر التي تؤثر على إستمرارية الأعمال.

كما عليها الطلب من رئيس «وحدة التدقيق الداخلي» إطلاع رئيس «دائرة الإمتثال» على أهم المخالفات والتجاوزات للقوانين والانظمة المرعية، خاصة حالات عدم الامتثال التي تتبين له في سياق عمل التدقيق لتقديم إقتراحات المعالجات الى الإدارة العليا بشكل مبكر.

يشمل نطاق مهام «دائرة الإمتثال» المصرف أو المؤسسة المالية الأم وجميع الوحدات التابعة في لبنان والخارج.

«يمكن للمصارف أو للمؤسسات المالية اللبنانية التابعة لمصارف لبنانية ان تعتمد ذات «دائرة الإمتثال» المنشأة لدى المصرف الام.»

على المصارف والمؤسسات المالية:

أ - إعلام مصرف لبنان ولجنة الرقابة على المصارف:

1 - باسم رئيس «دائرة الإمتثال» وبسيرته الذاتية.

2 - عن استقالة أو إقالة رئيس «دائرة الإمتثال» مع توضيح أسباب الاستقالة أو الإقالة.

يعود لمصرف لبنان، بناء على توصية من لجنة الرقابة على المصارف، الاعتراض على اسم رئيس «دائرة الإمتثال» وعلى المصرف أو المؤسسة المالية المعنية التقيد فورا بمضمون هذا الاعتراض.

ب - الامتناع عن تسديد أية مخصصات لرئيس «دائرة الإمتثال» سوى تلك التي يقرها مجلس الادارة بناء على قرار صريح يتخذه بهذا الخصوص.

ج - تأمين اطلاع لجنة الرقابة على المصارف على محاضر مجلس الادارة المتعلقة بتطبيق أحكام القوانين والانظمة النافذة لا سيما تلك التي لها علاقة بمهام واقتراحات «دائرة الإمتثال».

د - اعلام وحدة الامتثال لدى مصرف لبنان بما يلي:

1 - الاسم والسيرة الذاتية لكل من رئيس «دائرة الامتثال» ورئيس «وحدة الامتثال القانوني» ورئيس «وحدة التحقق».

2 - استقالة او اقالة أي من الاشخاص المذكورين في البند (1) اعلاه مع توضيح اسباب الاستقالة أو الاقالة.

3 - الهيكل التنظيمي المفصل ل «دائرة الامتثال» (Organizational Chart) يبين عدد الموظفين في كل من «وحدة الامتثال القانوني» و «وحدة التحقق» ونظام الإبلاغ المعمول به (Reporting system) ضمن «دائرة الامتثال» وفي علاقة هذه الاخيرة مع باقي الوحدات الادارية.

4 - نظام عمل «دائرة الامتثال»، موافقاً عليه من قبل مجلس الادارة،

يحدد بوضوح دورها ومسؤولياتها.

5 - برنامج عمل «دائرة الامتثال» (Compliance Program) المشار اليه في المادة الرابعة اعلاه موافقا عليه من قبل مجلس الادارة.

6 - اي تعديل يطرأ على المعلومات والمستندات المشار اليها اعلاه فور حصوله.

ه - تزويد وحدة الامتثال لدى مصرف لبنان بالمستندات التالية المتعلقة بهيكلية رأسمال المصرف/المؤسسة المالية ونسبة الملكية في رأسمال مؤسسات

اخرى:

1 - رسم بياني مفصل يحدد هوية ونسبة ملكية كل مساهم يملك اكثر من 20% من مجموع اسهم المصرف/ المؤسسة المالية.

2 - رسم بياني مفصل يحدد نسبة ملكية المصرف/المؤسسة المالية في اشخاص معنويين في لبنان والخارج مع تبيان هوية الاشخاص المذكورين وجنسية كل منهم (Place of incorporation).

3 - لائحة مفصلة تحدد هوية ونسبة ملكية كل مساهم يملك اقل من 20% من مجموع اسهم المصرف/ المؤسسة المالية.

4 - اي تعديل يطرأ على المعلومات والمستندات المشار اليها اعلاه فور حصوله.

يحظر على المصارف والمؤسسات المالية تكليف أي شركة متخصصة خارجية للقيام بمراقبة الامتثال جزئياً أو كلياً (outsourcing).

تمنح المصارف والمؤسسات المالية مهلة أقصاها 30/9/2013 للتقيد بأحكام هذا القرار.

ينشر هذا القرار في الجريدة الرسمية ويعمل به فور صدوره.