عندما يكون عدد الاقسام الخاصة, ثلاثة او اكثر, وكذلك في الحالة الموصوفة في المادة 15 من هذا المرسوم الاشتراعي, يجب ان يضم الى طلب القيد, نظام لادارة العقار, يتألف من المستندات التالية, مصدقة لدى الكاتب العدل حسب الاصول:
أ- جدول يبين الامور التالية في حقل خاص لكل منها:
1- رقم العقار.
2- المنطقة العقارية.
3- ارقام الاقسام بالتسلسل.
4- تعيين البناية التي يقع فيها القسم, عند الاقتضاء.
5- الطابق, عند الاقتضاء (تؤخذ التسمية عن رخصة البناء).
6- محتويات القسم وملحقاته, والاقسام التابعة له, وفاقا لما ورد في المادتين 9 و10 .
7- نسبة حقوق القسم الخاص , في كل من الاقسام المشتركة رقم 1 و2 و3 وموجباته تجاه كل منها, بحسب مقتضى الحال, وذلك بعدد من اصل الف ويكون لكل مالك من مالكي الاقسام الخاصة, عدد من الاصوات مساو لما له من حصص في الاقسام المشتركة, كل على حدة, وعند الشيوع في ملكية قسم خاص يكون حق التصويت لصاحب اكثرية الاسهم في هذا القسم وان تساوت الانصبة, فبأكبرهم سنا. اذا لم يحضر صاحب الاكثرية في القسم رغم دعوته, يصح تمثيل القسم بمن يليه في ملكية عدد الاسهم.
8- الملاحظات في حال وجودها.
ب - خريطة للبناء المطلوب قيده, تبين موقع وشكل وعناصر كل قسم.
ج- الاحكام المتعلقة بادارة العقار, على ان تحدد في هذه الاحكام, دون حصر الامور التالية:
1- تأليف جمعية المالكين وانتخاب رئيس لها.
2- الدعوات والتبليغات .
3- عقد الاجتماعات .
4- تنظيم المحاضر.
5- الانتخابات على اختلافها.
6- اتخاذ القرارات وتنفيذها.
7- عند الاقتضاء, تعيين المدراء وهيئة مكتب الادارة, وتحديد الصلاحيات والتعويضات والاجور, وكيفبة ممارسة العمل, وكيفية العزل, كما هو مبين في الفصل الخامس من هذا المرسوم الاشتراعي.
8- انشاء مجالس الادارة وتحديد صلاحياتها وكيفية عزلها.
9- ادارةالبناء وصيانته والمحافظة عليه. تحدد ضمن هذا البند الاخير:
- حقوق المالكين في اقسامهم الخاصة والاقسام المشتركة, وكيفية ومدى استعمال هذه الحقوق.
- التعديلات الداخلية التي يجوز لكل مالك ان يجريها في القسم العائد له, وبيان شروط اجراء هذه التعديلات .
- شروط ضمان العقار ضد المخاطر, ولا سيما خطر الحريق.
- الاعمال والاضافات التي يحق للجمعية اجراؤها على الاقسام المشتركة, والتي تزيد في قيمة العقار كله او بعضه, على نفقة جميع الشركاء, على اساس ما تضعه الجمعية من الشروط عليهم او على بعضهم, او لمصلحة بعضهم على البعض الاخر.
- الاصوات التي تعود لكل مالك من مالك الرقبة وصاحب حق الانتفاع, في حال وجودهما. واذا لم يلحظ النظام هذا الامر, تطبق احكام المادة 36 , البند 2 , من المرسوم الاشتراعي رقم 146 تاريخ 13/6/1959 .
- اصول استيفاء السلفات وتحصيل الديون, والصرف والقبض .
-اصول استخدام الموظفين والاجراء والعمال وصرفهم من العمل.
- كيفية فصل الخلافات التي قد تنشأ بين المالكين.
- تمثيل الجمعية امام المحاكم والدوائر وتجاه الغير.
- اصول تعديل النظام, على ان تكون التعديلات مصدقة لدى الكاتب العدل, وتضم الى النظام الاساسي المحفوظ في ملف العقار, والاشارة اليها على الصفحة الاولى من النظام, وذلك تحت طائلة بطلانها حتى بين اصحاب العلاقة.
وكل ما من شأنه ان يؤدي الى حسن ادارة العقار والانتفاع به على الوجه الافضل, ضمن الاحكام المرعية. تحفظ هذه المستندات في ملف العقار وتضم نسخة عنها الى كل سند او شهادة قيد ملكية.